En operatør kan drive én restaurant ved å være til stede i lokalet. Ved den andre er det allerede tøyelig, og ved den tredje bryter det sammen.
Blant de europeiske restaurantkjedene vi jobber med er dette øyeblikket der de fleste operatører enten bygger vanene som skalerer, eller ser varekostprosenten stige hvert kvartal. Den første og andre restauranten drives personlig, og ineffektiviteten i den tilnærmingen absorberes av at operatøren er der for å fange dem. Den tredje lokasjonen endrer regnestykket: timene strekker seg ikke lenger, og personlig tilsyn dekker ikke lenger gapene. Restaurantkjeder stopper opp ved akkurat dette punktet.
Tre ting endrer seg mest mellom den andre og den tredje restauranten. Hver av dem har en strukturell løsning, og kjedene som lykkes med å skalere er de som bygget disse løsningene tidlig.
Oppskriftskostnader er ikke lenger en lokal oppgave
På ett sted er det å oppdatere en oppskriftskostnad en vedlikeholdsoppgave. Når leverandørprisen endres, oppdateres kostnaden på oppskriftskortet, og menymarginen reflekterer virkeligheten innen slutten av uken.
På tre lokasjoner blir den samme oppgaven et strukturelt problem. De fleste oppskrifter deles på tvers av kjeden, så en utdatert pris i oppskriftskostlaget kaskaderer inn i rapportene for alle steder på én gang. En stedsleder som bare oppdaterer sin egen versjon av regnearket, gjør ingenting for de to andre lokasjonene som bruker den samme oppskriften.
Kjedene som holder marginene etter den tredje lokasjonen sentraliserer dette arbeidet. I praksis betyr det:
- Et felles ingrediensregister delt på tvers av kjeden
- Kostnadsoppdateringer gjort ett sted, ukentlig eller når fakturaer kommer inn
- Oppskriftsendringer som spres til hvert rett og hvert sted automatisk
- En tydelig ansvarlig på hovedkontoret som kjører syklusen
Kjedene som ikke sentraliserer oppdager som regel gapet når noen kjører en avviksrapport og spør hvor den manglende marginen ble av. Da har den vært borte i måneder.
Varetelling trenger en felles kjederegel
På ett sted skjer varetelling fordi operatøren er der for å sørge for at det skjer. Ved to lokasjoner alternerer operatøren mellom steder på telledager, eller stoler på at det andre teamet håndterer det. Den tredje lokasjonen utelukker begge alternativene.
Det som tidligere var en forespørsel, må bli en regel. Kjedene som skalerer forbi den tredje lokasjonen låser inn:
- Et fast tellevindu på tvers av alle steder (samme dag, samme tid, hver syklus)
- En dokumentert metode som nye ledere læres opp i i løpet av den første måneden
- Identiske definisjoner av hva som regnes som varelager og hva som ikke gjør det
- En tydelig eskalering når et sted utelater eller kutter hjørner på en telling
Kadensen i seg selv betyr mindre enn konsistensen. Ukentlig, annenhver uke eller månedlig fungerer alle hvis hvert sted følger den samme. Det som ikke fungerer er en kjede der telledager varierer fra sted til sted. Tallene eksisterer teknisk sett, men varekostprosenten beregnet fra dem er meningsløs, fordi hvert sted måler et annet vindu mot en annen salgsperiode.
Den lite glamorøse sannheten er at konsistensen må håndheves. Mykt håndhevede rutiner mykes ytterligere opp jo travlere driften blir, og ved den tredje lokasjonen er det kumulative avviket et marginproblem før noen rapporterer det.
Gjennomsnitt for kjeden begynner å skjule sannheten
Ved én eller to lokasjoner er kjededgjennomsnittet og stedgjennomsnittet i praksis den samme samtalen. Ved den tredje begynner de å avvike på måter som betyr noe, og avviket skjuler steder som driver på det driftende til de blir strukturelle problemer.
En kjede med tre lokasjoner og gjennomsnittlig 31 % varekostprosent kan ligge over betydelig variasjon. Ett sted kan ligge på 29 %, et annet på 30 %, og det tredje på 34 %. Kjededgjennomsnittet ser greit ut mens en tredjedel av driften blør margin. Innen gapet dukker opp på kjedens resultatregnskap, har det berørte stedet typisk driftet over målet i to eller tre måneder.
Operatørene som skalerer forbi den tredje lokasjonen leser stedsnivåtall først og kjededgjennomsnittet deretter. De sjekker hvert sted mot sitt eget varekostmål og mot sin egen historiske utvikling, og sammenligner deretter deltaer på tvers av steder for mønstre. Kjededgjennomsnittet blir et resultat av disse lesningene. Det er stedsnivålesningene som avdekker avvik i tide.
I praksis ser det slik ut:
- Varekostprosent per sted mot mål, oppdatert ukentlig
- Avvik per sted mot forrige telling
- Hvert steds oppskriftskosttrend over 30 dager, sett sammen med kjederollup
Oppsettet er tregere enn ett enkelt kjededashboard, men det avdekker stedene som trenger oppmerksomhet før kjededgjennomsnittet gjør det.
Hva dette betyr for kjeder som nærmer seg den tredje lokasjonen
Løsningen er enkel på vanenivå, og nådeløs på driftsnivå. Hver av de tre vanene ovenfor må håndheves på hvert sted, hver uke, i de øyeblikkene der driftspress gjør inkonsistens til den enkleste veien.
For en kjede med to eller tre lokasjoner som allerede kjenner på avdriften, er det mest nyttige spørsmålet hvilken av disse som bryter ned først. Vanligvis er det oppskriftskostkaskaden og tellerutinen, i den rekkefølgen. Symptomene viser seg som uforklarte avvik før de viser seg som et marginproblem, og å fange dem på symptomnivå er forskjellen mellom et kvartal med korrigeringsarbeid og et år med det.
Å skalere en restaurantkjede forbi den tredje lokasjonen ser gjerne enkelt ut utenfra. Operatørene som gjør det bra, bygget vanligvis disse strukturelle løsningene tidlig, ofte ved å gå fra regneark til et varestyringssystem for restaurant som ivaretar konsistensen for dem.
Når så du sist på varekostprosenten per sted fremfor kjededgjennomsnittet?