Excel bærer de fleste restauranter gjennom de første årene, og en stund er det faktisk nok. Problemet begynner senere, stille, når regnearket slutter å være et verktøy som sparer deg tid og blir en jobb i seg selv. Da vet nesten alle allerede at lagerprogramvare ville hjelpe; det de er usikre på, er om øyeblikket for å bytte faktisk har kommet. Det har det vanligvis, og tidligere enn det føles. Her er sju tegn på at du har krysset den streken, og hva hvert av dem stille koster mens du venter. Har du allerede bestemt deg og bare vil vite hva du skal gå over til, dekker argumentene for å forlate regneark og guiden til hva som erstatter Excel det terrenget; dette stykket handler om å kjenne igjen at du er klar.
Når telling spiser 15 timer i måneden
Dette kjenner du igjen på hvordan måneden slutter. Kjøkkenet stenger tidlig, et par personer fordeler seg mellom tørrlageret og kjølerommet, og når alt er talt og kontrollert mot fakturaene, er mesteparten av en arbeidsdag borte, femten timer og noen ganger nærmere tjue. Timene er den synlige kostnaden. Den stillere er alt de timene fortrenger: opplæringen som stadig blir skjøvet, og en meny ingen har satt seg ordentlig ned med siden i vår. Og driver du mer enn ett sted, spilles den samme tapte dagen ut i hvert kjøkken, så tre lokasjoner betyr førtifem timer borte før du har lært noe du ikke visste fra før. Legg tellingen på en telefon og la programvaren summere underveis, og femten timer blir én eller to. Hvis teamet ditt stille gruer seg til den siste dagen i måneden, er du allerede forbi punktet der et bytte betaler for seg selv.
Når du ikke kan forklare avviket ditt
Dette er det som burde plage deg mest. På papiret skal du ha 5 200 euro i varer, og når du teller, sier hyllene 4 600. De 600 euroene er reelle penger, og ingen i bygget kan faktisk si deg hvor de ble av, så det havner under svinn, eller kasting, eller kostnaden av å drive, og det samme gapet åpner seg igjen neste måned. Et regneark er svært godt til å vise deg at et gap finnes og helt tyst om hvor det kom fra. Programvare sporer forbruk ned til ingrediensen og stiller teoretisk mot faktisk forbruk, så når gapet dukker opp, peker det på synderen: et overforbruk på 12 prosent på kyllingfilet leses som enten porsjonering eller kasting ingen førte, og nå vet du nøyaktig hvor du skal se. Når avviket ditt er et permanent mysterium, er det tegnet, og hva det koster er sjelden så lite som det føles.
Når oppskriftskostnadene aldri er oppdaterte
Se for deg signaturburgeren din: 3,50 euro å lage mot en pris på 14 euro, og på papiret ser marginen sunn ut. Fellen er at de 3,50 bare er sanne den dagen du regnet dem ut. Storfekjøttet kryper opp et par prosent, brødleverandøren endrer pakningsstørrelsen, og hvert utslag er alt for lite å legge merke til på én enkelt faktura, så oppskriftskortet blir stille foreldet mens du fortsetter å prise etter det gamle tallet. Du finner det ut en måned senere, når du avstemmer perioden, og burgeren viser seg å ha sluttet å være en burger på 3,50 flere uker tidligere. Programvare som leser fakturaene dine oppdaterer hver oppskrift i det øyeblikket en ingredienspris flytter seg, så du kan se hvilke retter som fortsatt tjener penger og hvilke som har havnet under vann mens det ennå er tid til å prise dem på nytt. Hvis oppskriftskostnadene dine bare er riktige den dagen du bygget dem, er det tegnet.
Når leverandørenes prisøkninger glir forbi deg
Si at en leverandør legger femten cent på en kilo tomater. Ingen kommer til å fange det på en faktura, og ingen burde måtte. Men du bruker to hundre kilo i måneden, og over et år blir de femten centene stille rundt 360 euro du aldri egentlig bestemte deg for å bruke. Husk så at tomater er én linje på en leverandørliste som går til hundre, alle på drift litt samtidig. På et regneark ligger økningen bare der, absorbert uke etter uke, til noen til slutt leser en faktura nøye nok til å legge merke til den. Automatisk prissporing fanger endringen når den lander og viser deg trenden, som er nøyaktig det du vil ha foran deg når det er tid for å reforhandle. Hvis en prisøkning bare når deg når den står på resultatet, er det tegnet.
Når en ny lokasjon dobler administrasjonen
Åpne et andre sted, så et tredje. På et regneark er hvert av dem sin egen separate verden av filer, formler og fakturaer tastet inn for hånd, og hvert av dem koster deg femten timer til i måneden. Verre enn timene er blindheten: med stedene holdt i separate ark kan du ikke enkelt se hvilket kjøkken som driver best margin eller hvor kastingen egentlig kommer fra. Programvare holder det på ett sted. Hvert sted teller på sin egen enhet, tallene lander i én visning, og oppskrifter og leverandørpriser synkroniseres på tvers av lokasjoner, så en rett koster det samme enten den lages på det første kjøkkenet eller det tredje. Tre steder begynner å føles som én virksomhet drevet fra ett sett tall. Hvis det å åpne en lokasjon dobler papirarbeidet ditt, skalerer ikke systemet du har.
Når regnearket brekker og ingen kan reparere det
Kjøkkensjefen din bygget lagerarket for tre år siden, det virket utmerket, og så sluttet de. Nå står en ny kjøkkensjef og ser på en kolonne med REF-feil, en formel som brakk da noen slettet feil rad, og logikk som bare noen gang bodde i ett menneskes hode. Regneark er skjøre slik: én cellemarkering dratt feil eller én uforsiktig innliming, og det hele slutter stille å fortelle sannheten, og å reparere det betyr timer med detektivarbeid eller å begynne på nytt. Programvare går ikke ut døra når et menneske gjør det. Oppskrifter, kostnader, lagerhistorikk og avvik ligger alle i plattformen, så en nyansatt logger inn og tar opp der forrige person slapp. Hvis lageret ditt bare virker mens én bestemt person fortsatt er der, er det tegnet.
Når du er i ferd med å ansette noen til å drifte regneark
Det finnes et punkt der administrasjonen blir tung nok til at det å ansette noen bare for å håndtere den begynner å høres fornuftig ut, et par hender til for fakturaene og tellingene. Prissett det, da. En administrativt ansatt som gjør lagerarbeid koster et sted rundt 2 500 til 3 500 euro i måneden, kall det 30 000 til 42 000 i året, utelukkende for å holde et regneark i live. Programvare gjør mesteparten av det samme arbeidet for en brøkdel av kostnaden og uten inntastingsfeilene som kommer av en sliten fredag, og det frigjør det budsjettet til å gå dit det faktisk hører hjemme, inn i maten og rommet i stedet for inn i vedlikehold av et ark. Hvis du seriøst kostnadsberegner en ansettelse der hovedjobben ville vært regnearket, betaler du allerede prisen for å ikke bytte, bare i en mindre åpenbar valuta.
Kostnaden av å vente
De fleste restauranter vet, et sted, at den manuelle måten holder dem tilbake, og de venter likevel fordi et bytte føles som den større forstyrrelsen. Å vente løper opp sin egen regning, bare en stillere en: timene det fortsetter å ta hver måned, og marginene og usporede tapene som drifter ut av syne mens oppmerksomheten din er i lokalet. Sett alt det mot et bytte du gjør én gang, og det slutter å være en vanskelig avgjørelse. Det eneste reelle spørsmålet som står igjen, er hvor mye et kvartal mer med venting er verdt for deg.
Ofte stilte spørsmål
Når bør en restaurant bytte til programvare for lagerstyring? Når den manuelle måten begynner å koste mer enn byttet ville. I praksis ser det ut som tellinger ved månedsslutt som løper opp i tosifret antall timer, avvik du ikke kan forklare, oppskriftskostnader som aldri er helt oppdaterte, eller en andre lokasjon som dobler administrasjonen over natten.
Er det verdt det for en enkelt restaurant? Ofte, ja, når oppskriftene og leverandørlisten din har vokst forbi det et regneark kan holde oppdatert. Et svært lite sted med kort meny og en håndfull leverandører kan med rimelighet bli på Excel en stund til.
Er ikke en bedre regnearkmal nok? En mal rydder oppsettet, men den beholder hver reelle begrensning i Excel: prisene oppdaterer seg fortsatt ikke selv, og ingenting flagger en feil. Alternativene som er verdt et ordentlig blikk går gjennom dette i sin helhet.
Å vite at du er klar
Å bytte til programvare for lagerstyring er vanligvis en strek de fleste restauranter krysser godt før de innrømmer at de har gjort det. Hvis to eller tre av disse tegnene lyder som ditt kjøkken, koster det manuelle systemet deg allerede mer enn det sparer, du har bare ikke blitt fakturert for det på en åpenbar måte ennå. Stockifi flytter tellingen til en telefon, leser fakturaene dine slik at oppskriftskostnadene holder seg oppdaterte, og regner ut avvik for deg i det øyeblikket en telling lukkes, med oppsettet håndtert på vår side. Se hvordan det fungerer.