De flesta restauranger spårar varukostnaden på samma sätt: en månadsrapport kommer in, varukostnadsprocenten jämförs med förra månadens siffra och om den ser ungefär konsekvent ut avslutas genomgången där. När rapporten väl anländer är perioden den täcker redan stängd och möjligheten att agera på det den visar har gått förlorad.
Ett system för varukostnadsspårning skiljer sig från en varukostnadsrapport. En rapport berättar vad som hände. Ett spårningssystem ger dig informationen medan det fortfarande finns tid att göra något åt den.
Vad ett system för varukostnadsspårning behöver göra
Syftet med spårning är inte att producera ett tal, utan att fånga rörelser tidigt nog för att kunna agera. Tre saker behöver ske konsekvent för att det ska fungera.
Det första är att hålla receptkostnaderna aktuella. När en leverantör höjer priserna och receptkortet fortfarande visar den gamla kostnaden underskattar varje marginalberäkning för den rätten den faktiska kostnaden tills någon uppdaterar den. Att spåra en procentsats mot inaktuella receptdata ger sken av kontroll utan innehållet i den.
Det andra är att inventera tillräckligt ofta för att generera avvikelsetal som är värda att granska. En inventering som görs en gång i månaden visar var saker slutade. En inventering som görs veckovis eller per kategori visar var saker rör sig, vilket är en meningsfullt annorlunda information för en verksamhet som försöker fånga problem innan de förvärras.
Det tredje är att granska avvikelser snarare än att bara registrera dem. Skillnaden mellan teoretisk och faktisk varukostnad är bara användbar om någon tittar på den och spårar tillbaka den till en orsak. En avvikelsesiffra som arkiveras utan utredning bekräftar att något hände utan att förklara vad eller var.
Tecken på att ditt nuvarande arbetssätt inte fungerar
Några mönster indikerar att spårning sker men inte fungerar som ett system.
Ett är varukostnadsöverraskningar vid månadsslut. Om procentsatsen ser annorlunda ut vid periodens slut än den gjorde i mitten av månaden fångar spårningscykeln inte rörelser tidigt nog för att möjliggöra kurskorrigering innan perioden stänger.
Ett annat är receptkostnader som inte uppdaterats sedan den senaste omgången av leverantörsprishöjningar. Om den teoretiska kostnad allt jämförs mot redan är inaktuell mäter varje avvikelsetal som produceras från den basen glappet från en felaktig startpunkt snarare än från vad verksamheten faktiskt betalar.
Ett tredje är avvikelser som registreras utan att spåras. När inventeringsresultat loggas regelbundet men granskningsprocessen inte kopplar siffrorna till en orsak, till exempel ett portioneringsfel på en specifik artikel eller en prishöjning som ännu inte återspeglas i receptkostnaderna, genererar inventeringarna data som inte används. Systemet existerar på pappret utan att fungera som ett.
Det manuella systemet: vad det innebär
För verksamheter som ännu inte använder dedikerad mjukvara behöver ett konsekvent manuellt system för varukostnadsspårning tre komponenter som fungerar tillsammans.
En receptkostnadslogg. Ett centralt dokument som innehåller den aktuella ingredienskostnaden för varje viktig artikel på menyn, uppdaterat varje gång en ny faktura anländer med en prisändring. Vanan som håller detta fungerande är att koppla receptkostnadsuppdateringar direkt till fakturahanteringen, att göra båda samtidigt så att uppdateringen aldrig blir en uppskjuten uppgift som väntar på en lugnare vecka.
Ett inventeringsschema. En definierad cykel, med veckoinventeringar på högkostnadskategorier och månadsvis inventering över allt annat som minimum. Formatet behöver vara tillräckligt konsekvent för att resultat ska kunna jämföras över perioder utan att behöva justera för hur inventeringen registrerades på olika sätt från en vecka till nästa.
En avvikelsegranskning. Ett kort veckомöte, 30 minuter brukar räcka, där köks- eller driftschefen granskar de senaste avvikelsesiffrorna, identifierar allt över tröskeln och fastställer den troliga orsaken innan nästa inventering. Utan detta steg samlas data men driver inte beslut.
Den manuella versionen är genomförbar i de flesta verksamheter med disciplinerad bemanning. Den blir svår att upprätthålla under perioder med hög volym eller när nyckelpersoner slutar, vilket är där de flesta manuella system till slut havererar.
Det automatiserade systemet: vad som förändras
Samma tre komponenter finns i ett automatiserat system, men insatsen för att hålla varje del aktuell minskar avsevärt.
När fakturor behandlas automatiskt uppdateras receptkostnaderna i takt med att leverantörspriserna ändras, istället för att vänta på ett manuellt granskningssteg. När inventeringar görs via en mobilapp med synkronisering i realtid beräknas avvikelsen omedelbart efter att inventeringen är klar, istället för att kräva manuell datainmatning och formelarbete. När avvikelserapportering körs automatiskt skiftar veckovranskningen från att sammanställa data till att tolka den, vilket är där tiden är bättre investerad.
Den driftsmässiga fördelen går längre än sparad tid. Ett manuellt system är bara så tillförlitligt som den person som underhåller det under veckans mest krävande skift, och ett automatiserat system körs konsekvent oavsett hur krävande driften blir.
Stockifi kopplar samman alla tre komponenter i ett enda arbetsflöde. Fakturedata matas in i receptkostnaderna automatiskt, inventeringar synkroniseras direkt från appen och avvikelserapporter genereras efter varje inventering, så att varukostnadsspårning fungerar som en inbyggd del av verksamheten snarare än ett extra uppgiftslager ovanpå den.
Var du börjar
Börja med dina 20 ingredienser med högst utgifter. Full receptkostnadsspårning över hela menyn är målet, men de 20 dyraste ingredienserna driver majoriteten av varukostnadsrörelserna. Att få dem aktuella och underhållna först ger det mesta av värdet med en hanterbar startomfång.
Sätt en inventeringsfrekvens innan du oroar dig för metoden. En veckovis inventering gjord ofullständigt är mer användbar än en perfekt inventering gjord kvartalsvis. Frekvens är vad som genererar den data som behövs för meningsfull avvikelseanalys. Metoden förbättras med repetition och kan förfinas över tid.
Definiera ett avvikelsegräns som utlöser ett samtal. Inte varje avvikelsetal kräver utredning. En tydlig tröskel, till exempel allt över 3% på en viktig ingredienskategori, skapar en konsekvent regel för när ett tal blir en åtgärdspunkt snarare än en datapunkt att logga och gå vidare från.
Granska systemet kvartalsvis. En spårningsprocess som fungerar för en 40-rätters meny kan behöva justering när menyn växer eller verksamheten förändras. En kvartalsvis kontroll, som täcker om receptkostnaderna är aktuella, om inventeringscykeln fortfarande är rätt och om avvikelser spåras snarare än bara registreras, håller systemet funktionellt i takt med att verksamheten utvecklas.
De restauranger med tillförlitlig varukostnadsspårning gör inte nödvändigtvis mer än de som har svårt med det. De har en process som körs konsekvent, genererar data de kan agera på och kopplar siffror till beslut innan perioden stänger.
Hur ser din nuvarande process för varukostnadsspårning ut, och hur snabbt syns en kostnadsförändring i de siffror du använder för att fatta beslut?