Wat ongedefinieerde verkopen met je foodcost doen

Iedereen die op foodcostafwijking jaagt kijkt op dezelfde drie plekken: portioneren, verspilling en diefstal. Dat zijn de logische verdachten en ze verklaren er veel van. Maar er is een vierde die bijna niemand controleert, vooral omdat die niet voelt als een oorzaak van iets. Het is een gat in de vastlegging, niet iets dat in de keuken gebeurt.

Een ongedefinieerde verkoop is een regel in je kassasysteem die aan geen enkel recept is gekoppeld. Het gerecht is verkocht en de ingrediënten verlieten het schap, maar je foodcostberekening heeft daar nooit iets van gehoord.

Wat een ongedefinieerde verkoop werkelijk is

Je theoretische foodcost werkt via multiplicatie. Neem alles wat je verkocht, zoek op wat elk artikel had moeten verbruiken, en tel dat alles bij elkaar op. Dat geeft je het ingrediëntverbruik dat je verkoop impliceert, en dat is het cijfer dat je naast wat de schappen zeggen legt.

Het geheel rust erop dat elk verkocht artikel een recept heeft. Wanneer achter een kassatoets geen recept zit, heeft die multiplicatie niets om mee te rekenen. De verkoop wordt als omzet vastgelegd en draagt precies nul bij aan het theoretische verbruik.

Er is niets mysterieus aan het gevolg; het is eenvoudige rekenkunde. Je theoretische verbruik komt lager uit dan het zou moeten, omdat echt verbruik nooit is meegeteld. Je werkelijke verbruik, gemeten door schappen te tellen, is correct en bevat alles. Het gat tussen die twee wordt dus precies zo veel groter als de voorraad die die ongedefinieerde verkopen stil hebben verbruikt.

Dat gat gaat je afwijking in, naast de echte verliezen en er niet van te onderscheiden. Je kijkt naar een cijfer dat zegt dat er geld verdwenen is, en een deel ervan is helemaal niet verdwenen. Het ging naar buiten als eten dat je verkocht en waarvoor je betaald werd.

Hoe artikelen ongekoppeld raken

Niemand besluit een artikel ongekoppeld te laten. Het gebeurt door heel gewone geleidelijke verandering in de bedrijfsvoering, en altijd op dezelfde paar manieren.

Dagschotels zijn de grootste bron. Een gerecht loopt twee weken, en omdat de bediening het moet kunnen aanslaan voegt iemand een kassatoets toe met het recept achtergelaten als klus voor later. Dan eindigt de dagschotel en de toets blijft staan, of ongebruikt of hergebruikt voor de volgende dagschotel die ook geen recept krijgt.

Kaartwijzigingen laten resten achter. Een gerecht wordt herzien en iemand maakt een nieuwe toets in plaats van de oude aan te passen, dus blijven ze beide actief. De bediening slaat aan wat ze het eerst vindt. De helft van de verkoop van dat gerecht loopt via een gekoppeld artikel en de helft via een ongekoppeld, wat het patroon vanaf de foodcostkant vrijwel onmogelijk te zien maakt.

Personeelsmaaltijden en weggeefjes vormen hun eigen categorie. Het eten verliet het pand zeker. Of het als verkoop is vastgelegd, en of die verkoop een recept draagt, wisselt per restaurant. Keukens die personeelsmaaltijden nergens vastleggen dragen daardoor alleen al meestal een procentpunt of meer onverklaarde afwijking.

Toevoegingen en bijgerechten zijn het subtiele geval. Het basisgerecht is correct gekoppeld, maar de extra portie gamba’s of het bijgerecht truffelfrites is een toevoeging die omzet oplevert en geen recept. Ze zijn afzonderlijk klein, en het zijn tegelijk de artikelen met de hoogste ingrediëntkosten, wat een slechte combinatie is.

Alles wat uit een oud systeem is overgenomen neemt de koppeling mee die het had, of geen. Elke migratie laat een staart van artikelen achter waar sindsdien niemand naar heeft gekeken.

Waarom ze nooit als fout opduiken

De reden dat ongedefinieerde verkopen maanden doorlopen is dat niets in de werkwijze ertegen protesteert.

Het kassasysteem is tevreden. Het verkocht een ding tegen een prijs en legde het geld vast, en dat is zijn hele taak. Niemand in het restaurant ervaart een probleem, want de gast kreeg te eten en de kassa klopte. Je boekhouding is ook in orde; de omzet staat er en de facturen staan er.

De enige plek waar het zichtbaar wordt is het verschil tussen twee cijfers, en in dat verschil wonen al meerdere andere dingen. Als je afwijking op zes procent binnenkomt gaat het gesprek meteen naar portioneren en verspilling, want dat zijn de oorzaken waar mensen woorden voor hebben. Niemand zegt “ik vraag me af achter hoeveel van onze kassatoetsen geen recept zit”, want dat klinkt als een IT-vraag en niet als een foodcostvraag.

Het loopt ook op. Elke kaartwijziging legt er een beetje bij. Een restaurant dat bij de inrichting alles zorgvuldig koppelde en sindsdien de kaart vier keer wijzigde draagt vermoedelijk een dozijn ongekoppelde artikelen waar het niets van weet, en de koppeling was nooit verkeerd; ze is alleen verouderd.

Ze vinden zonder de hele kaart door te lopen

Je hoeft niet elk artikel in de kassa langs te gaan. Twee rondes brengen je het grootste deel van de weg.

Begin aan de verkoopkant, niet aan de kaartkant. Trek een verkooprapport over de laatste volle maand, gesorteerd op omzet, en werk van boven naar beneden. Alles dat in serieus volume verkoopt zonder gekoppeld recept doet echte schade, en de staart van artikelen die twee keer verkochten kan wachten. Dat draait de gebruikelijke reflex om, namelijk bovenaan de kaart beginnen en alfabetisch werken, wat de meeste aandacht legt op de artikelen die het minst uitmaken.

Kijk daarna naar wat niet op de kaart staat. Sorteer je kassa-artikelen op datum laatst verkocht en op of ze op de huidige gedrukte kaart staan. Wat verkoopt maar niet op de kaart staat zijn dagschotels, toevoegingen, personeelsmaaltijden en resten van eerdere versies, en dat is precies de populatie waar ongekoppelde artikelen zich verzamelen.

Tussen die twee rondes vind je het hele probleem meestal in een uur, en het worden minder artikelen dan je vreesde en een groter getal dan je verwachtte.

De koppeling actueel houden terwijl de kaart beweegt

Ze één keer vinden is een project. Ze niet opnieuw laten oplopen is een gewoonte, en die komt neer op één regel: een kassatoets en zijn recept worden samen aangemaakt, of de toets gaat niet live.

Dat is makkelijker gezegd dan gedaan in een keuken waar de dagschotel om vier uur wordt bepaald en om zes uur verkocht. De praktische versie is dat dagschotels een kleine set permanente kassatoetsen delen in plaats van elke keer een nieuwe te krijgen, met het recept erachter bijgewerkt wanneer het gerecht verandert. Je verliest wat rapportagedetail op afzonderlijke dagschotels, en je houdt op wezen te produceren.

De andere helft is periodiek. Eén keer per kwartaal, of wanneer de kaart echt wijzigt, draai je de twee rondes hierboven opnieuw. Het kost een uur en het voorkomt dat een langzaam lek een structureel lek wordt.

Zijn kassasysteem en voorraad gekoppeld, dan stroomt verkoop automatisch in de verbruiksberekening, en komen ongekoppelde artikelen naar boven als een lijst die je kunt afwerken in plaats van iets waar je naar moet zoeken. Dat is het punt waarop dit ophoudt een onderzoek te zijn en een klein stuk huishouden wordt.

Veelgestelde vragen

Wat is een ongedefinieerde verkoop in een restaurant? Een kassatransactie voor een artikel waaraan geen recept hangt. De verkoop wordt als omzet vastgelegd, maar omdat er geen recept is draagt hij niets bij aan je theoretische ingrediëntverbruik, dus de voorraad die hij verbruikte verschijnt als onverklaarde afwijking.

Hoeveel afwijking kunnen ongedefinieerde verkopen veroorzaken? Dat hangt volledig af van hoeveel ongekoppelde artikelen je hebt en hoe goed ze verkopen. Eén populaire toevoeging op een duur ingrediënt doet meer schade dan een dozijn artikelen die elk twee keer verkochten, en daarom telt de zoekvolgorde met verkoop eerst.

Zijn personeelsmaaltijden ongedefinieerde verkopen? Dat zijn ze als het eten het schap verlaat zonder tegen een recept te worden vastgelegd, wat vaak gebeurt. Sommige restaurants slaan personeelsmaaltijden tegen nulprijs door de kassa tegen echte recepten, wat het verbruik in de berekening houdt en de schonere aanpak is.

Raken ongedefinieerde verkopen de werkelijke of de theoretische foodcost? Alleen de theoretische. Werkelijke foodcost komt van het tellen van de schappen, dus die bevat de voorraad die die verkopen verbruikten al. De vertekening zit volledig aan de theoretische kant, en dat is wat het gat tussen de twee groter laat lijken dan de echte verliezen.

Het gat opruimen

Ongedefinieerde verkopen zijn het controleren waard voordat je nog een maand portioneren de schuld geeft. Ze zijn snel te vinden als je vanuit het verkooprapport zoekt in plaats van vanuit de kaart, en zodra de koppeling actueel is, is de afwijking die overblijft een afwijking waar je werkelijk iets aan kunt doen.

Stockifi haalt verkoop uit je kassasysteem en koppelt die aan recepten, zodat de artikelen die aan niets koppelen aankomen als een korte lijst om te herstellen en niet als een raadsel in je maandcijfer. Zo werkt het volgen van verkoop en verbruik.