Alle som jakter varekostavvik ser på de samme tre stedene: porsjonering, svinn og tyveri. Det er de åpenbare mistenkte, og de står for mye av det. Men det finnes en fjerde som nesten ingen sjekker, mest fordi den ikke føles som en årsak til noe. Den er et hull i bokføringen, ikke noe som skjer på kjøkkenet.
Et udefinert salg er en linje på kassesystemet ditt som ikke er koblet til en oppskrift. Retten ble solgt og ingrediensene forlot hyllen, men varekostberegningen din hørte aldri et ord om noe av det.
Hva et udefinert salg egentlig er
Den teoretiske varekostnaden din fungerer ved multiplikasjon. Ta alt du solgte, slå opp hva hver vare skulle ha brukt, og legg deretter hele summen sammen. Det gir deg det ingrediensforbruket salget ditt tilsier, som er tallet du sammenligner mot hva hyllene faktisk sier.
Det hele hviler på at hver solgte vare har en oppskrift knyttet til seg. Når en kasseknapp ikke har noen oppskrift bak seg, har den multiplikasjonen ingenting å multiplisere. Salget registreres som inntekt og bidrar med nøyaktig null til teoretisk forbruk.
Det er ingenting mystisk med konsekvensen; det er enkel aritmetikk. Det teoretiske forbruket ditt kommer ut lavere enn det burde, fordi noe reelt forbruk aldri ble regnet med. Det faktiske forbruket ditt, målt ved å telle hyller, er riktig og inkluderer alt. Så gapet mellom de to utvider seg med nøyaktig den mengden varer de udefinerte salgene stille brukte.
Det gapet går inn i avviket ditt side om side med de reelle tapene, umulig å skille fra dem. Du ser på et tall som sier at penger forsvant, og deler av det forsvant aldri i det hele tatt. Det gikk ut som mat du solgte og fikk betalt for.
Hvordan varer ender opp ukoblet
Ingen bestemmer seg for å la en vare stå ukoblet. Det skjer gjennom vanlig gradvis endring i driften, og alltid på de samme få måtene.
Dagens retter er den største kilden. En rett kjører i to uker, og fordi salgspersonalet må kunne slå den inn legger noen til en knapp i kassen med oppskriften igjen som en jobb til senere. Så tar dagens rett slutt og knappen blir stående, enten liggende i dvale eller gjenbrukt til neste dagens rett som heller ikke får noen oppskrift.
Menyendringer etterlater rester. En rett blir omarbeidet og noen lager en ny knapp i stedet for å redigere den gamle, så begge blir stående aktive. Servicepersonalet slår inn den de finner først. Halvparten av salget av retten går gjennom en koblet vare og halvparten gjennom en ukoblet, noe som gjør mønsteret nesten umulig å oppdage fra varekostsiden.
Personalmat og gratisservering er sin egen kategori. Maten forlot definitivt bygget. Om det ble registrert som et salg i det hele tatt, og om det salget bærer en oppskrift, varierer fra restaurant til restaurant. Kjøkken som ikke fører personalmat noe sted bærer vanligvis et prosentpoeng eller mer av uforklart avvik av den grunnen alene.
Tilvalg og ekstra er det subtile tilfellet. Grunnretten er koblet riktig, men den ekstra porsjonen med scampi eller siden med trøffelpommes frites er et tilvalg som legger til inntekt og ingen oppskrift. De er små enkeltvis, og de er også varene med den høyeste ingredienskostnaden, som er en dårlig kombinasjon.
Alt importert fra et gammelt system bærer med seg den koblingen det hadde, eller ingen. Hver migrering etterlater en hale av varer ingen har sett på siden.
Hvorfor de aldri dukker opp som en feil
Grunnen til at udefinerte salg kjører i månedsvis, er at ingenting i arbeidsflyten protesterer mot dem.
Kassesystemet er tilfreds. Det solgte en ting til en pris og registrerte pengene, som er hele jobben dets. Ingen i restauranten opplever et problem, fordi gjesten fikk mat og kassen stemte. Regnskapet ditt er også i orden; inntekten er der og fakturaene er der.
Det eneste stedet det dukker opp er i differansen mellom to tall, og den differansen har allerede flere andre ting boende i seg. Når avviket ditt kommer inn på seks prosent, går samtalen rett til porsjonering og svinn, fordi det er årsakene folk har språk for. Ingen sier “jeg lurer på hvor mange av kasseknappene våre som ikke har en oppskrift bak seg”, fordi det klinger som et IT-spørsmål og ikke et varekostspørsmål.
Det bygger seg også opp. Hver menyendring legger til litt mer. En restaurant som koblet alt nøye ved oppsett og har endret menyen fire ganger siden, bærer sannsynligvis et dusin ukoblede varer den ikke vet om, og koblingen var aldri feil; den ble bare gammel.
Å finne dem uten å gå gjennom hele menyen
Du trenger ikke gå gjennom hver vare i kassen. To gjennomganger tar deg mesteparten av veien.
Start fra salgssiden, ikke menysiden. Hent en salgsrapport for siste hele måned, sortert etter inntekt, og jobb nedover fra toppen. Alt som selger i seriøst volum uten oppskrift knyttet til gjør reell skade, og halen av varer som solgte to ganger kan vente. Dette snur den vanlige innskytelsen om å begynne øverst på menyen og gå alfabetisk, som bruker mest oppmerksomhet på de varene som betyr minst.
Se deretter på hva som ikke står på menyen. Sorter kasseartiklene etter sist solgt-dato og etter om de står på den gjeldende trykte menyen. De tingene som selger men ikke står på menyen er dagens retter, tilvalg, personalmat og rester fra tidligere versjoner, som er nøyaktig den populasjonen der ukoblede varer samler seg.
Mellom de to gjennomgangene finner du vanligvis hele problemet på en time, og det blir færre varer enn du fryktet og et større tall enn du forventet.
Å holde koblingen oppdatert mens menyen flytter seg
Å finne dem én gang er et prosjekt. Å ikke samle dem opp igjen er en vane, og det koker ned til én regel: en kasseknapp og oppskriften dens opprettes sammen, eller knappen går ikke live.
Det er lettere sagt enn gjort i et kjøkken der dagens rett bestemmes klokka fire og selges klokka seks. Den praktiske versjonen er at dagens retter deler et lite sett med permanente kasseknapper i stedet for å få en ny hver gang, med oppskriften bak dem oppdatert når retten endres. Du mister litt rapporteringsdetalj på enkelte dagens retter, og du slutter å produsere foreldreløse varer.
Den andre halvparten er periodisk. En gang i kvartalet, eller når menyen endres ordentlig, kjører du de to gjennomgangene over igjen. Det tar en time og det stopper en langsom lekkasje fra å bli en strukturell en.
Er kassesystemet og lageret koblet sammen, flyter salget inn i forbruksberegningen automatisk, og ukoblede varer dukker opp som en liste du kan jobbe deg gjennom i stedet for noe du må lete etter. Det er punktet der dette slutter å være en etterforskning og blir et lite stykke husholdning.
Ofte stilte spørsmål
Hva er et udefinert salg i en restaurant? En kassetransaksjon for en vare som ikke har en oppskrift knyttet til seg. Salget registreres som inntekt, men fordi det ikke finnes noen oppskrift bidrar det ingenting til teoretisk ingrediensforbruk, så varene det brukte fremstår som uforklart avvik.
Hvor mye avvik kan udefinerte salg forårsake? Det avhenger helt av hvor mange ukoblede varer du har og hvor godt de selger. Ett enkelt populært tilvalg bygget på en dyr ingrediens gjør mer skade enn et dusin varer som solgte to ganger hver, som er derfor søkerekkefølgen med salget først betyr noe.
Er personalmat udefinerte salg? Det er de hvis maten forlater hyllen uten å bli registrert mot en oppskrift, som er vanlig. Noen restauranter slår personalmat gjennom kassen til null pris mot reelle oppskrifter, som holder forbruket inne i beregningen og er den renere tilnærmingen.
Påvirker udefinerte salg faktisk eller teoretisk varekostnad? Bare teoretisk. Faktisk varekostnad kommer fra å telle hyllene, så den inkluderer allerede varene de salgene brukte. Forvrengningen ligger helt på den teoretiske siden, som er det som gjør at gapet mellom de to ser større ut enn de reelle tapene.
Å rydde opp i gapet
Udefinerte salg er verdt å sjekke før du bruker en måned mer på å skylde på porsjonering. De er raske å finne hvis du søker fra salgsrapporten i stedet for menyen, og når koblingen er oppdatert, er avviket du står igjen med et avvik du faktisk kan gjøre noe med.
Stockifi henter salg fra kassesystemet ditt og matcher dem mot oppskrifter, så varene som ikke kobles til noe ankommer som en kort liste å rette, ikke som et mysterium i månedstallet ditt. Se hvordan sporing av salg og forbruk fungerer.