De fleste barledere kan beskrive rutinen uten å tenke seg om. Dørene lukkes, de siste gjestene går, to personer starter i den ene enden av bakbaren med et ark på et klemmbrett, og tre timer senere squinter noen til en halvtom flaske mezcal og prøver å bestemme seg for om det er 0,4 eller 0,5 igjen. Neste morgen skal arket tastes inn i et regneark, krysssjekkes mot POS-salg og avstemmes før noen kan svare på det eneste spørsmålet som faktisk betyr noe: hvor kom avviket fra?
Grunnen til at det er vanskelig å gjennomføre varetelling på baren raskere enn dette, er at selve tellingen bare er én del av arbeidet. Det er fire flaskehalser som stille og rolig legger til timer i prosessen, og de fleste av dem har ingenting å gjøre med hvor fort noen klarer å lese av et flaskenivå. Denne artikkelen går gjennom hvor tiden faktisk går, hva fartspåstandene du har sett egentlig måler, og hva et realistisk tidsestimat for varetelling på baren ser ut som.
Hva som faktisk bremser en bartelling
Den synlige flaskehalsen er flaskevis veiing eller estimering, men det er sjelden den største. Når en bartelling tar tre timer, er tiden som regel fordelt på fire faser, og bare én av dem skjer ute på bargulvet.
Den første er selve tellingen. Enten teamet veier hver flaske på en vekt, estimerer visuelt i tideler, eller tar et bilde for en gjenkjenningsapp, er dette den mest synlige delen av arbeidet og den enkleste å ta tid på. For en typisk bakbar med 200 varenumre og rimelig god organisering tar den fysiske tellingen mellom 45 og 90 minutter, avhengig av metode og antall personer.
Den andre er papirbasert logging. Mange barer registrerer fortsatt tellinger på et utskrevet ark, noe som betyr at hver linje enten må transkriberes til et regneark etterpå eller skannes og tolkes. Transkribering legger til 30 til 60 minutter etter at tellingen er ferdig, og den introduserer feil som må oppspores senere.
Den tredje er manuell dataregistrering i systemet baren bruker for kostnadssporing. Selv når tellingen gjøres digitalt, innebærer eksporten til et separat lager- eller regnskapsverktøy ofte manuell reformatering, CSV-opplastinger eller re-inntasting i et annet grensesnitt.
Den fjerde, og den som som regel overses i påstandene om fart, er avstemning mot POS-salg. En varetelling på baren er bare nyttig når den kan sammenlignes med det som ble skjenket og registrert i kassen. Hvis telleverktøyet ikke er koblet til kassesystemet, må noen hente en salgsrapport, matche varenumre for hånd og beregne avvik linje for linje. Det er her en telling blir til en ekte varetelling, og det er denne fasen de fleste operatører undervurderer når de sier tellingen «tar en time».
Fartspåstandene du har sett, og hva de utelater
Alle som har sett på programvare for bartelling de siste årene, har støtt på påstanden om femten minutter. Partender, det mest kjente eksempelet, markedsfører sitt visuelle grensesnitt der du trykker på flaskebilder som en måte å fullføre en telling på omtrent femten minutter, og for selve telledelen er den påstanden faktisk troverdig. Å trykke på et flaskebilde for å sette fyllnivå er raskere enn å sette hver flaske på en vekt.
Den ærlige framstillingen er at femten minutter gjelder bare telledelen av arbeidet. Den fullstendige varesyklusen dekker mer. Det er en måling av hvor lang tid det tar å registrere fyllnivåer. Å produsere en brukbar avviksrapport er et separat steg som talltiden ikke dekker. Når tellingen er ferdig, gjelder den samme firefase-prosessen. Hvis verktøyet ikke sender resultatene direkte inn i et kostnadsoppfølgingssystem, er transkribering og reformatering fortsatt på programmet. Hvis verktøyet ikke er integrert med kassesystemet, skjer avstemningen fortsatt manuelt.
Dette er ikke kritikk av visuell telling som metode. For barer med høyt volum der en rask ukentlig sjekk er mer nyttig enn en langsom månedlig, gir en femtentellers god verdi. Det den ikke løser på egen hånd, er avviksproblemet, og det er som regel der timene forsvinner.
Hva som gjør tellingen raskere uten å ofre nøyaktigheten
Det er mulig å gjennomføre varetelling på baren raskere enn tre timer. Gevinsten kommer fra å komprimere hele prosessen, siden farten på ett enkelt steg alene bare flytter totaltiden noen få minutter. Fire tiltak gir konsekvent størst forskjell.
-
Flytt tellingen fra papir til en mobil enhet som registrerer direkte inn i det samme systemet resten av kostnadsdataene befinner seg i. Dette eliminerer transkribering fullstendig og fjerner en kategori med feil som er genuint vanskelig å oppdage i etterkant.
-
Erstatt manuell dataregistrering med strukturerte ingrediens- og varenummerdatabaser. Når verktøyet allerede kjenner flaskestørrelsen, pakkestørrelsen og kostnaden per milliliter, trenger telleren bare å registrere hvor mye som er igjen.
-
Integrer tellingen med kassesystemet. Når salgsdata flyter inn automatisk, beregnes teoretisk forbruk for operatøren i stedet for å rekonstrueres manuelt, og avvikene vises ved siden av tellingen uten et eget regnearksteg.
-
Tell ofte nok til at hver telling dekker en kortere periode. En ukentlig telling over syv dagers salg er raskere å undersøke enn en månedlig over tretti, fordi avviket har færre steder å gjemme seg.
Mobilapper for telling og hva de erstatter
En mobilapp for telling er den enkeltste faktoren som komprimerer de fire fasene ovenfor til én. Den rette appen erstatter arket, regnearket, re-inntastingssteget, og i beste fall også avstemningssteget.
Det en god mobilapp gjør, er å la to tellere jobbe parallelt på ulike seksjoner av baren, synkronisere resultater i sanntid og lagre dataene i et format som kostnadssystemet kan lese uten videre arbeid. Frakoblet modus er viktig her. Barer befinner seg ofte i kjellere eller lagerlokaler med dårlig dekning, og et verktøy som slutter å fungere uten wifi skaper en ny flaskehals der det gamle papirarketi brukte å være.
Gevinsten er konkret. En bakbar med 200 varenumre, telt på papir og deretter transkribert, mister typisk 40 til 60 minutter bare til transkriberingen. En mobilapp fjerner den blokken fullstendig, noe som alene flytter en tre timers telling mot to timer før andre endringer er gjort.
Visuell estimering, veiing per flaske og veiing ved behov
Tre metoder dominerer bartelling, og hver har en ulik avveining mellom fart og nøyaktighet.
Visuell estimering, der du trykker på flaskebildet, er den raskeste. En trent teller kan gå gjennom en seksjon på minutter, og dataene er gode nok til å spore trender over tid. Der metoden svikter, er for dyre brenneviner der en 5 % feil på en enkelt flaske premium-tequila kan representere mer tap enn hele tellingen prøver å finne. Visuell estimering fungerer best for raskt-selgende varenumre med lav verdi og for steder som teller ukentlig heller enn månedlig.
Veiing per flaske, der hver flaske settes på en vekt og systemet beregner gjenværende volum ut fra kjent tom vekt, er mer nøyaktig per flaske men tregere per flaske. Det krever også en oppdatert taredatabase, som må vedlikeholdes når leverandører endrer pakkestørrelser eller flaskedesign.
Veiing ved behov, der telleren bare veier flaskene som faller utenfor et tillitsintervall fra visuell estimering, er en mellomvei. Telleren ser på hver flaske, veier de som ser usikre ut, og aksepterer en liten kjent margin på resten. For de fleste barer lander dette nærmere en rask telling med nøyaktigheten til en langsom.
Den ærlige vurderingen er at ingen enkelt metode er riktig for alle barer. En cocktailbar med høyt volum og 600 varenumre har nytte av fart-først-metoder. Et sted med 30 dyre flasker per kasse har nytte av nøyaktighet-først-metoder. Valget er operasjonelt, ikke dogmatisk.
Hvorfor kassesystemintegrasjon er viktig
En telling uten avstemning er data uten en konklusjon. Å vite hvor mye vodka som er igjen sier ingenting om baren lekker margin, med mindre du også vet hvor mye som burde ha blitt skjenket basert på det som ble solgt. Det er her kassesystemintegrasjon endrer tidsmaten.
Når kassesystemet sender salgsdata inn i det samme systemet tellingen befinner seg i, beregnes teoretisk forbruk løpende. Oppskrifter for hver cocktail kobles tilbake til ingrediensvolumer, salg kobles tilbake til oppskrifter, og avviket mellom teoretisk og faktisk forbruk vises i det øyeblikket tellingen er ferdig. Operatøren jakter ikke på tallet, de leser det.
Uten den koblingen må noen hente en salgseksport, normalisere varenummernavnene, matche dem mot tellingen og beregne avviket for hånd. For en typisk bar legger dette til 45 til 90 minutter på hver tellesyklus, noe som ofte er mer tid enn selve tellingen. Det er også her det meste av verdien i lagerarbeidet faktisk befinner seg. Tellingen er inndataene; avviket er resultatet som styrer beslutningene. For en grundigere gjennomgang av hvordan avvik driver kostnadsretur, se vår guide om sporing av lageravvik.
Hva er et realistisk tidsestimat?
Sett et realistisk mål basert på operasjonelle data. Markedsføringstall beskriver som regel én fase av arbeidet isolert. For en bakbar med 200 varenumre, et digitalt telleverktøy, en ren ingrediensdatabase og kassesystemintegrasjon, lander hele syklusen fra første telling til ferdig avviksrapport et sted mellom 45 og 75 minutter. Det inkluderer selve tellingen, automatisk synkronisering og avstemningssteget.
Femtentallet er oppnåelig for selve telledelen på et sted som allerede har alt annet på plass. Det er misvisende som en beskrivelse av hele jobben. Tallet å sikte mot er total tid fra «jeg starter tellingen» til «jeg har en brukbar avviksrapport på skjermen», og det bør ligge under en time for de fleste barer når prosessen er komprimert.
Det er også verdt å si at telletid er feil mål å optimalisere alene. En to timers ukentlig telling som gir en ren avviksrapport hver mandag, er mer verdifull enn en femtentelling som tar to timer ekstra å avstemme. Det rette spørsmålet er hvor raskt teamet kan handle på det tellingen forteller dem, noe som er en funksjon av hele syklusen heller enn telledelen isolert.
Stockifi ble bygget rundt det helhetlige syklussynet. Mobilappen teller i frakoblet modus og synkroniserer i det øyeblikket dekningen er tilbake, ingrediensdatabasen vedlikeholdes mot live leverandørfakturaer slik at flaskekostnader holdes oppdatert, og kassesystemintegrasjonen beregner teoretisk forbruk mot salg automatisk. For de fleste barer er resultatet en tellesyklus som komfortabelt passer innenfor en time, med avviket klart til å lese på slutten. Operatører som sammenligner tilnærminger ser ofte på hvordan lagerprogramvare skiller seg fra regneark, og på hva et fullstendig system for varekostsporing dekker før de bestemmer seg.
Det avsluttende spørsmålet for enhver barleder som leser dette er enkelt. Hvor lang tid tar den nåværende tellingen din fra du starter til du har et avvikstall du stoler på, og hvilken av de fire fasene bruker opp tiden?