Spør ti restauranter hvor ofte de teller varelager, og du får månedlig, månedlig, månedlig, og så ett sted som sverger til søndagskvelder. Spør hvorfor, og nesten ingen har en grunn utover vane eller hva den forrige lederen gjorde. Det er ett av de spørsmålene som klinger som om det burde ha et standardsvar og ikke har det, fordi det ærlige svaret er at frekvensen tilhører varen, ikke restauranten som helhet.
En kasse hermetiske tomater og en eske filetbiff er begge varer, og å behandle dem likt er det som gjør telling til en straff.
Hvorfor “hvor ofte” ikke har ett enkelt svar
Grunnen til at ett enkelt tall ikke fungerer, er at en varetelling er en måling, og målinger er verdt å ta i den hastigheten det du måler faktisk beveger seg.
Tørket pasta som står på en hylle gjør ikke stort mellom tirsdag og fredag. Et brett med sjøkreps gjør det. Teller du begge i samme månedlige rytme, blir pastaen målt langt oftere enn den trenger, og sjøkrepsene har hatt fire uker på å gå galt før noen ser etter. Du ender med å bruke mesteparten av telleinnsatsen på de varene som er minst sannsynlige til å overraske deg.
Det finnes en annen grunn, og det er den som avgjør alt i praksis. En telling du ikke klarer å holde er verdt mindre enn en langsommere telling du faktisk kjører. Mange kjøkken har startet et ukentlig regime i januar og stille droppet det innen mars, noe som etterlater dem dårligere stilt enn den månedlige tellingen de forlot, for nå er det et hull i historikken i tillegg. Verdt å si rett ut: ukentlige fulltellinger er ikke standard praksis i det meste av Europa, og råd som behandler dem som den åpenbare grunnlinjen beskriver et annet marked.
Så det nyttige spørsmålet er smalere enn hvor ofte du bør telle. Det er hvilke av varene dine som fortjener et tettere blikk, og hvor ofte nettopp de varene endrer seg nok til å være verdt turen.
De tre tellenivåene og hva som hører hjemme i hvert
De fleste kjøkken sorterer seg rent i tre nivåer når du slutter å tenke på hele lageret på én gang.
Det tette blikket, ukentlig eller omtrent. Kjøtt, fisk og skalldyr, meieri, brennevin og vin, pluss alt annet som er dyrt per kilo eller enkelt å bære ut av bygget. Dette nivået er vanligvis en liten andel av antallet varelinjer og en stor andel av pengene dine, som er nøyaktig derfor det fortjener oppmerksomheten. I de fleste kjøkken er det et sted mellom femten og førti linjer, og en øvet person kommer gjennom dem på tjue minutter.
Fulltellingen, månedlig. Denne dekker alt, det tette blikket inkludert, tilpasset perioden du rapporterer på. Dette er tellingen som lukker bøkene og mater varekostprosenten din, som er der avvikstallet ditt kommer fra. Den er ryggraden, og den flytter seg ikke.
Den langsomme hyllen, kvartalsvis eller når noe ser rart ut. Denne dekker rengjøringsmidler, engangsartikler, tørrvarer med lang holdbarhet og hva annet som bor bakerst i lageret. Disse linjene er billige og treggående, og de viser seg nesten aldri å være kilden til et problem. Å telle dem månedlig gjør ingen skade utover å bruke innsats som kunne gått et mer nyttig sted.
Barer vil ofte ha sin egen rytme i tillegg til dette, fordi brennevin og vin kombinerer høy verdi med den enkleste typen tap å bortforklare. Er det din situasjon, er å telle en bar raskt et eget håndverk verdt å lese seg opp på.
Hvordan du sorterer dine egne varer i nivåene
Du trenger ikke et system for å gjøre dette, og det tar bare én ettermiddag.
Hent siste fulltelling og sorter den etter verdi, som betyr enhetskostnad multiplisert med hvor mye du har av den. Se hvor pengene faktisk ligger. I de fleste kjøkken bærer noe i nærheten av en femtedel av linjene tre fjerdedeler av verdien, og den femtedelen er ditt tette blikk før du har tenkt på noe annet.
Juster deretter for to ting verdikolonnen ikke kan se. Det første er hastighet. En vare kan være billig og fortsatt fortjene et ukentlig blikk hvis du går gjennom enorme mengder av den, fordi en liten prosentandel av et stort tall fortsatt er reelle penger. Det andre er fristelse. Brennevin, premiumstykker og alt som er lett å bære og attraktivt hører til det tette blikket uansett hva verdisorteringen sier.
Det du bør ende opp med, er en kort liste du kunne telle før service uten å grue deg, og en lang liste du berører én gang i måneden. Har den korte listen vokst forbi det én person klarer på en halvtime, er den for lang, og noe på den kom dit gjennom uro i stedet for bevis.
Hva som endres når en telling tar én time i stedet for åtte
Ingenting av det over overlever kontakt med et virkelig kjøkken med mindre én annen ting er sann.
Hvert argument for å telle oftere møter samme vegg, nemlig at telling er langsomt. Når en fulltelling betyr et klemmebrett, et kjølerom, et regneark neste morgen, og noen som avstemmer det mot fakturaer i ytterligere to timer, så skjer det selvsagt månedlig. Ingen kommer til å gjøre det ukentlig. Frekvensspørsmålet og metodespørsmålet er det samme spørsmålet i ulike klær.
Endre metoden, og frekvensargumentet løser seg opp. En telling kjørt på en telefon, vare for vare, som summerer underveis, gjør åtte timer til én eller to. Da slutter et ukentlig tett blikk å være et prosjekt og blir noe en kokk gjør mellom leveranser. Selve rutinen betyr like mye som kalenderen, fordi en telling tatt på samme måte hver gang er den eneste typen du kan sammenligne med forrige ukes.
Avklar det før du setter noen plan. Er dagens telling en hel dag, ikke planlegg et ukentlig nivå. Fiks tellingen først, og la frekvensen følge etter.
Kostnaden av å telle for sjelden
Grunnen til at noe av dette betyr noe, er deteksjonsforsinkelse: avstanden mellom at noe går galt og at du finner det ut.
Si at en leverandør endrer en pakningsstørrelse uten å nevne det, eller at en nyansatt anretter førti gram for mye på en populær rett. På en månedlig telling løper det i opptil fire uker før det dukker opp i et tall, og da har det blitt en klump avvik du ikke kan tilskrive noe bestemt. Du vet at du tapte penger. Du vet ikke på hva. Det gapet mellom teoretisk og faktisk varekostnad er bare nyttig hvis det ankommer mens du fortsatt husker hva som endret seg.
Kort ned intervallet på de varene der pengene faktisk beveger seg, og det samme problemet dukker opp på sju dager, lite nok til å spore og lite nok til å rette. Ingenting med tapet endret seg. Det som endret seg, er hvor mye av det du måtte betale før du fant det ut. Selv noen få prosent avvik summerer seg til et tall verdt å fange tidlig.
Ofte stilte spørsmål
Hvor ofte bør en restaurant ta varetelling? En fulltelling månedlig, tilpasset rapporteringsperioden din, pluss en ukentlig sjekk på dyre varer med høy omløpshastighet som kjøtt, fisk og skalldyr, meieri og brennevin. Tregtgående varer med lav verdi kan vente på et kvartalsvis blikk.
Er ukentlig varetelling realistisk? For en kort liste med dyre varer, ja, og det tar tjue til tretti minutter når tellingen kjøres på en telefon. En ukentlig telling av alt er noe helt annet og er uvanlig i det meste av Europa.
Bør hvert sted i en gruppe telle på samme dag? Ja, hvis du vil sammenligne dem. Tellinger tatt på ulike dager beskriver ulike uker, og ethvert avvik du ser mellom steder er delvis bare kalenderen. Grupper fastsetter vanligvis en felles telledag av nøyaktig denne grunnen.
Reduserer hyppigere telling faktisk varekostnaden? Telling reduserer ingenting i seg selv. Det den gjør, er å korte ned tiden mellom at et problem starter og at du ser det, som er det som gjør problemet mulig å rette mens det ennå er lite.
Å finne din rytme
Planen som fungerer, er den som legger oppmerksomheten der pengene dine er og lar resten være. Kjør den månedlige fulltellingen som lukker bøkene, legg til en ukentlig runde på den korte listen med varer som bærer verdien, og kast et blikk på den langsomme hyllen en gang i kvartalet. Gjør deretter tellingen rask nok til at det ukentlige nivået ikke er en forhandling hver gang.
Stockifi håndterer tellingen på mobil og web, inkludert offline i kjølerommet, og regner ut avvik i det øyeblikket en telling lukkes, så tallene er klare før du har forlatt bygget. Se hvordan varetelling fungerer.