Fragen Sie zehn Restaurants, wie oft sie Inventur machen, und Sie hören monatlich, monatlich, monatlich, und dann einen Betrieb, der auf Sonntagabende schwört. Fragen Sie nach dem Grund, und kaum jemand hat einen, der über Gewohnheit oder die Praxis des letzten Leiters hinausgeht. Es ist eine dieser Fragen, die klingt, als müsste sie eine Standardantwort haben, und keine hat, denn die ehrliche Antwort ist, dass die Häufigkeit zum Artikel gehört und nicht zum Restaurant als Ganzem.
Eine Kiste Dosentomaten und eine Kiste Rinderfilet sind beides Warenbestand, und sie gleich zu behandeln ist es, was Inventur wie eine Strafe wirken lässt.
Warum “wie oft” keine einzige Antwort hat
Der Grund, warum eine einzige Zahl nicht funktioniert, ist, dass eine Inventur eine Messung ist, und Messungen lohnen sich in dem Tempo, in dem sich das Gemessene tatsächlich bewegt.
Getrocknete Pasta, die im Regal steht, tut zwischen Dienstag und Freitag nicht viel. Eine Lage Kaisergranat schon. Zählen Sie beides im gleichen Monatsrhythmus, wird die Pasta weit häufiger gemessen als nötig, und der Kaisergranat hatte vier Wochen Zeit, schlecht zu werden, bevor jemand hinsieht. Sie stecken den größten Teil des Zählaufwands in genau die Ware, die Sie am wenigsten überraschen wird.
Es gibt einen zweiten Grund, und der entscheidet in der Praxis alles. Eine Inventur, die Sie nicht durchhalten, ist weniger wert als eine langsamere, die Sie wirklich fahren. Viele Küchen haben im Januar ein wöchentliches Regime gestartet und es bis März still fallen gelassen, was sie schlechter stellt als die monatliche Inventur, die sie aufgegeben haben, denn jetzt ist zusätzlich eine Lücke in den Aufzeichnungen. Klar gesagt: wöchentliche Vollinventuren sind in großen Teilen Europas nicht Standard, und Ratschläge, die sie als selbstverständliche Ausgangsbasis behandeln, beschreiben einen anderen Markt.
Die nützliche Frage ist also enger als die, wie oft Sie zählen sollten. Sie lautet, welcher Teil Ihres Bestands den näheren Blick verdient, und wie oft sich genau dieser Bestand so weit ändert, dass der Weg sich lohnt.
Die drei Zählstufen und was in jede gehört
Die meisten Küchen sortieren sich klar in drei Stufen, sobald man aufhört, das ganze Lager auf einmal zu denken.
Der enge Blick, wöchentlich oder in dieser Größenordnung. Fleisch, Fisch und Meeresfrüchte, Milchprodukte, Spirituosen und Wein, dazu alles andere, das pro Kilo teuer oder leicht aus dem Haus zu tragen ist. Diese Stufe ist meist ein kleiner Teil Ihrer Artikelzahl und ein großer Teil Ihres Geldes, und genau deshalb verdient sie die Aufmerksamkeit. In den meisten Küchen sind es fünfzehn bis vierzig Positionen, und eine geübte Person schafft sie in zwanzig Minuten.
Die Vollinventur, monatlich. Diese deckt alles ab, den engen Blick eingeschlossen, abgestimmt auf die Periode, über die Sie berichten. Das ist die Inventur, die die Bücher schließt und Ihre Wareneinsatzquote speist, aus der Ihre Abweichungszahl kommt. Sie ist das Rückgrat, und sie verschiebt sich nicht.
Das langsame Regal, quartalsweise oder wenn etwas auffällt. Hier liegen Reinigungsmittel, Einwegartikel, lang haltbare Trockenware und was sonst hinten im Lager wohnt. Diese Positionen sind günstig und drehen langsam, und sie stellen sich fast nie als Quelle eines Problems heraus. Sie monatlich zu zählen schadet nicht, außer dass es Aufwand bindet, der anderswo nützlicher gewesen wäre.
Bars wollen darüber hinaus oft ihren eigenen Rhythmus, weil Spirituosen und Wein hohen Wert mit der am leichtesten wegzuerklärenden Art von Verlust verbinden. Falls das Ihre Lage ist, ist eine Bar schnell zu zählen ein eigenes Handwerk, das sich nachzulesen lohnt.
Wie Sie Ihren eigenen Bestand in die Stufen einteilen
Dafür brauchen Sie kein System, und es kostet einen Nachmittag.
Holen Sie Ihre letzte Vollinventur und sortieren Sie sie nach Wert, also Stückkosten multipliziert mit der gehaltenen Menge. Sehen Sie, wo das Geld wirklich liegt. In den meisten Küchen tragen etwa ein Fünftel der Positionen drei Viertel des Werts, und dieses Fünftel ist Ihr enger Blick, noch bevor Sie über irgendetwas anderes nachgedacht haben.
Korrigieren Sie dann um zwei Dinge, die die Wertspalte nicht sehen kann. Das erste ist Geschwindigkeit. Ein Artikel kann günstig sein und trotzdem einen wöchentlichen Blick verdienen, wenn Sie enorme Mengen davon verbrauchen, denn ein kleiner Prozentsatz einer großen Zahl ist noch immer echtes Geld. Das zweite ist Versuchung. Spirituosen, hochwertige Teilstücke und alles Tragbare und Begehrte gehören auf den engen Blick, unabhängig davon, was die Wertsortierung sagt.
Herauskommen sollte eine kurze Liste, die Sie vor dem Service ohne Widerwillen zählen könnten, und eine lange, die Sie einmal im Monat anfassen. Ist die kurze Liste über das hinausgewachsen, was eine Person in einer halben Stunde schafft, ist sie zu lang, und etwas darauf ist aus Sorge und nicht aus Belegen dorthin gelangt.
Was sich ändert, wenn eine Inventur eine Stunde statt acht dauert
Nichts davon übersteht den Kontakt mit einer echten Küche, solange nicht eine weitere Sache zutrifft.
Jedes Argument für häufigeres Zählen läuft gegen dieselbe Wand, nämlich dass Zählen langsam ist. Wenn eine Vollinventur ein Klemmbrett bedeutet, einen Kühlraum, am nächsten Morgen eine Tabelle und jemanden, der sie zwei weitere Stunden gegen Rechnungen abstimmt, dann passiert sie natürlich monatlich. Wöchentlich wird das niemand tun. Die Frage nach der Häufigkeit und die nach der Methode sind dieselbe Frage in anderen Kleidern.
Ändern Sie die Methode, und das Häufigkeitsargument löst sich auf. Eine Inventur am Telefon, Position für Position, die unterwegs summiert, macht aus acht Stunden eine oder zwei. Dann hört ein wöchentlicher enger Blick auf, ein Projekt zu sein, und wird etwas, das eine Köchin zwischen Lieferungen macht. Die Routine selbst zählt so viel wie der Kalender, denn nur eine jedes Mal gleich durchgeführte Inventur lässt sich mit der von letzter Woche vergleichen.
Klären Sie das, bevor Sie einen Plan festlegen. Dauert Ihre Inventur heute einen ganzen Tag, planen Sie keine wöchentliche Stufe. Reparieren Sie erst die Inventur und lassen Sie die Häufigkeit folgen.
Was zu seltenes Zählen kostet
Der Grund, warum irgendetwas davon zählt, ist die Erkennungsverzögerung: der Abstand zwischen dem Moment, in dem etwas schiefgeht, und dem, in dem Sie es erfahren.
Nehmen wir an, ein Lieferant ändert eine Packungsgröße, ohne es zu erwähnen, oder eine neue Kraft richtet bei einem beliebten Gericht vierzig Gramm zu viel an. Bei monatlicher Inventur läuft das bis zu vier Wochen, bevor es in einer Zahl auftaucht, und dann ist es ein Klumpen Abweichung, den Sie nichts Bestimmtem zuordnen können. Sie wissen, dass Sie Geld verloren haben. Sie wissen nicht, an was. Diese Lücke zwischen theoretischem und tatsächlichem Wareneinsatz ist nur nützlich, wenn sie eintrifft, während Sie sich noch erinnern, was sich geändert hat.
Verkürzen Sie das Intervall bei den Artikeln, bei denen sich das Geld tatsächlich bewegt, und dasselbe Problem zeigt sich nach sieben Tagen, klein genug zum Nachverfolgen und klein genug zum Beheben. Am Verlust selbst hat sich nichts geändert. Geändert hat sich, wie viel davon Sie bezahlen mussten, bevor Sie es erfuhren. Schon ein paar Prozent Abweichung summieren sich zu einer Zahl, die früh aufzufangen sich lohnt.
Häufige Fragen
Wie oft sollte ein Restaurant Inventur machen? Eine Vollinventur monatlich, abgestimmt auf Ihre Berichtsperiode, dazu eine wöchentliche Kontrolle teurer, schnell drehender Ware wie Fleisch, Fisch und Meeresfrüchte, Milchprodukte und Spirituosen. Langsam drehende Ware mit geringem Wert kann auf einen quartalsweisen Blick warten.
Ist wöchentliche Inventur realistisch? Für eine kurze Liste teurer Artikel ja, und sie dauert zwanzig bis dreißig Minuten, wenn sie am Telefon läuft. Eine wöchentliche Inventur von allem ist etwas anderes und in großen Teilen Europas unüblich.
Sollte jeder Standort einer Gruppe am selben Tag zählen? Ja, wenn Sie sie vergleichen wollen. An unterschiedlichen Tagen aufgenommene Inventuren beschreiben unterschiedliche Wochen, und jede Abweichung, die Sie zwischen Standorten sehen, ist teils bloß der Kalender. Gruppen legen genau deshalb meist einen gruppenweiten Zähltag fest.
Senkt häufigeres Zählen tatsächlich den Wareneinsatz? Zählen senkt von sich aus nichts. Was es tut, ist die Zeit zwischen dem Beginn eines Problems und Ihrem Erkennen zu verkürzen, und das ist es, was das Problem behebbar macht, solange es klein ist.
Ihren Rhythmus finden
Der Plan, der funktioniert, ist der, der die Aufmerksamkeit dorthin legt, wo Ihr Geld liegt, und den Rest in Ruhe lässt. Fahren Sie die monatliche Vollinventur, die Ihre Bücher schließt, ergänzen Sie eine wöchentliche Runde über die kurze Liste der Artikel, die den Wert tragen, und werfen Sie einmal im Quartal einen Blick auf das langsame Regal. Machen Sie die Inventur dann schnell genug, dass die wöchentliche Stufe nicht jedes Mal zur Verhandlung wird.
Stockifi übernimmt das Zählen mobil und im Web, auch offline im Kühlraum, und ermittelt die Abweichung in dem Moment, in dem eine Inventur abgeschlossen wird, sodass die Zahlen fertig sind, bevor Sie das Haus verlassen haben. So funktioniert die Inventur.