De fleste grupper får innkjøpet under kontroll lenge før de får kalkylen under kontroll. Alle havner på samme leverandørliste til samme forhandlede priser, så fakturasiden på tvers av avdelingene er nesten identisk, og det føles som at den vanskelige delen er løst.
Så sammenligner noen hva en rett koster på hver avdeling, og tallene ligger ikke i nærheten av hverandre. Nesten hele det gapet åpner seg i det hvert kjøkken gjør når esken først er åpnet, lenge etter at fakturaen var avtalt.
Hvorfor én rett gir tre ulike kostnader
Oppskrifter reiser dårlig, fordi en rett forlater avdelingen som fant den opp som en skriftlig spesifikasjon og ankommer et annet sted som en instruks som skal tolkes av et annet team, på annet utstyr, under en annen kjøkkensjef som har meninger.
Ingen av glidningen som følger er ulydighet. En kokk som finner at sausen skiller seg i stor skala justerer forholdet. Noen med en mindre panne kjører batchen på to tredjedeler og runder ingrediensene til noe som deler seg pent. En avdeling som bruker mindre av et dyrt garnityr bruker litt mer av det per tallerken fordi boksen ikke holder seg. Hver avgjørelse er fornuftig i seg selv og forsvarlig den dagen den ble tatt, og til sammen betyr de at retten som ble kostnadsberegnet på hovedkontoret ikke lenger finnes på tre av kjøkkenene dine.
Den andre kilden er at ingen forteller det til oppskriftsarkivet. En avdeling endrer noe i mars og masterspesifikasjonen sier fortsatt det den sa i januar, så enhver sammenligning du kjører etterpå er mellom én virkelig rett og to innbilte.
Hva som glir først
Porsjonen er nesten alltid det første som flytter seg, og den flytter seg i én retning. Ingen underporsjonerer for å være raus, så en avdeling under press serverer litt mer og en avdeling med en nyansatt serverer mye mer, som lander som en ren prosent på den dyreste komponenten på tallerkenen. Dette er et porsjoneringsproblem som ankommer forkledd som et kalkyleproblem.
Utbyttet er det neste, og det er det som skjuler seg best. Kjøper én avdeling et kjøtt helt og parterer det selv mens en annen kjøper det ferdig, kjører de samme oppskrift til reelt ulike kostnader, og begge har rett. Den ferdige versjonen koster mer per kilo og kaster ingenting, den hele koster mindre og kaster en tredjedel. Å sammenligne de to uten å ta høyde for det får den ene kokken til å se slurvete ut når de rett og slett gjør mer av arbeidet.
Prebatcher glir på samme måte, og verre, fordi feilen forsterker seg. En kraft eller en saus laget litt annerledes på én avdeling blir en gal enhetskostnad som flyter inn i hver rett som bruker den, så en liten variasjon i én prepvare kan forskyve den tilsynelatende kostnaden på halve menyen.
Så er det substitusjonene ingen loggførte. En levering kommer kort, så en avdeling bruker et annet merke i en uke, og byttet blir stille permanent fordi det fungerte fint.
Å sette en masteroppskrift avdelingene faktisk kan følge
Instinktet er å skrive spesifikasjonen strammere. Det gir stort sett et dokument ingen åpner.
Det som fungerer bedre, er å bestemme, per oppskrift, hvilke deler som er faste og hvilke som er lokale. De faste delene bør være korte og bør være de som bærer kostnaden, altså vekten på kjøttet, mengden av de to eller tre dyre komponentene, og utbytteforutsetningen bak dem. Alt annet kan flekse uten å gjøre skade.
Skriv spesifikasjonen i den batchstørrelsen avdelingene faktisk lager, for en oppskrift skrevet for ti porsjoner og laget i batcher på tjuefire vil bli rundet, og avrundingen er der kostnaden går. Kjører avdelingene virkelig ulike volumer, gi dem en versjon hver i stedet for å be dem skalere den selv.
Oppgi utbyttet eksplisitt, i oppskriften. Enten en avdeling kjøper helt eller ferdig, bør oppskriften si hvor mye brukbart produkt en enhet gir, slik at de to er sammenlignbare. Uten det tallet har en gruppe ingen måte å skille en innkjøpsforskjell fra et disiplinproblem.
Å tillate lokal forskjell uten å miste sammenligningen
Noe variasjon er legitim og bør overleve. En avdeling ved kysten kan ha en bedre fiskeleverandør enn de andre, og en avdeling i byen kan betale mer for akkurat samme levering. En vedfyrt ovn gjør noe resten av kjøkkenene dine ikke kan. Å flate ut alt det er måten en gruppe ender med et vakkert konsistent oppskriftsbibliotek ingen kjøkken kjenner igjen.
Måten å beholde begge er å skille oppskriften fra prisen. Én masterspesifikasjon for hva som går inn i retten og i hvilken mengde, og deretter hver avdelings egne kostnader lagt på den. Enhver gjenstående forskjell mellom avdelingene er da en reell forskjell i hva de betalte, som er en innkjøpssamtale, og ikke en forskjell i hva de lagde.
Den distinksjonen er det som gjør tallene nyttige. Når en gruppe kan si at avdeling tres versjon av en rett koster 40 cent mer utelukkende på grunn av hva leverandøren tar, er det en forhandling. Når de samme 40 centene viser seg å være porsjonering, er det et opplæringsbesøk. De fleste grupper kan ikke skille de to, så de ender med å gjøre ingen av dem.
Å lese kostnadsforskjeller når oppskriften er fast
Med en delt spesifikasjon og priser på avdelingsnivå betyr sammenligningen endelig noe, og noen mønstre viser seg raskt.
En avdeling som er dyrere på nesten alt har vanligvis et leverings- eller leverandørproblem i stedet for et kjøkkenproblem. En avdeling som er dyrere på en håndfull retter og normal ellers er en porsjonerings- eller prephistorie, og rettene den er dyr på vil fortelle deg hvilken seksjon. En avdeling som er billigere enn alle andre er verdt å se like nøye på som en dyr, fordi den ofte underporsjonerer eller stille har droppet en komponent.
Dette er den samme avvikslogikken som fungerer inne i ett kjøkken, brukt på tvers av en gruppe, og det er derfor innsyn på tvers av avdelinger er verdt å bygge før du har tjue avdelinger og ingen anelse om hvilken av dem som er avviket.
Ett oppskriftsbibliotek med priser per avdeling
Hele tilnærmingen over trenger ett oppskriftsbibliotek hver avdeling jobber fra, og kostnader på avdelingsnivå lagt på det. Stockifi holder oppskriftene sentralt med utbytte og prebatcher innebygd, og leser så hver avdelings egne leverandørfakturaer, slik at samme rett kostnadsberegnes med de prisene avdelingen faktisk betalte. Salget kommer inn fra hvert kassesystem, som betyr at sammenligningen kjører på hva hvert kjøkken solgte i stedet for på hva noen antok. Der et sentralkjøkken forsyner de andre, kan produksjonen prises som en ingrediens som går inn i avdelingenes oppskrifter, slik at kjeden fra faktura til tallerken holder seg intakt på tvers av avdelinger. Se hvordan oppsett med flere lokasjoner fungerer.
Ofte stilte spørsmål
Hvorfor koster samme oppskrift ulike beløp på ulike lokasjoner? Vanligvis på grunn av forskjeller i porsjonering, utbytte og prebatcher heller enn ingredienspriser, siden de fleste grupper allerede kjøper på felles vilkår. En avdeling som parterer et kjøtt selv vil vise en annen kostnad enn en som kjøper det ferdig, og begge kan kjøre oppskriften riktig.
Bør hver avdeling bruke nøyaktig samme oppskrift? De delene som bærer kostnaden bør være faste, altså porsjonsvekter, de dyre komponentene og utbytteforutsetningen. Utover det er noe lokal variasjon verdt å beholde, særlig der en avdeling har genuint bedre råvarer eller annet utstyr.
Hvordan sammenligner du varekost mellom restaurantlokasjoner rettferdig? Legg én masteroppskrift på hver avdelings egne innkjøpspriser. Enhver forskjell som blir stående er da en innkjøpsforskjell, som er en leverandørsamtale, og alt annet skjer på kjøkkenet.
Hvor ofte bør en gruppe gjennomgå oppskriftskostnader på tvers av avdelinger? Løpende for ingredienspriser, siden de flytter seg av seg selv, og minst hver gang menyen endres for selve spesifikasjonene. Gjennomgå også når en avdelings tall flytter seg uten en åpenbar årsak, for det er vanligvis en spesifikasjon som gled måneder tidligere.
Å få sammenligningen til å bety noe
En gruppe med tre kostnader for én rett har et oversettelsesproblem, der oppskriften som forlot hovedkontoret ikke er den oppskriften som lages. Å låse delene som bærer kostnaden og oppgi utbyttet vil lukke mesteparten av det, og å prise hver avdeling på hva den faktisk betalte lukker resten. Gapene som overlever alt det peker på noe reelt, og de vil vise seg først på de fem rettene som selger mest på tvers av gruppen, for det er der en glidning allerede koster mest.
