Bakdøren er det minst glamorøse stedet i en restaurant og det stedet der varekostnaden din blir avgjort. En leveranse ankommer midt i prepen, og fordi sjåføren står dobbeltparkert signerer noen for den uten å se, og eskene går rett inn i kjølerommet. Hva som faktisk var i dem er nå et spørsmål om tro.
Alt nedstrøms avhenger av det øyeblikket. Både oppskriftskostnadene og avviket ditt antar at leveransen stemte med følgeseddelen, og det gjør fakturaen du betaler om tretti dager også. Når den ikke stemte, reiser feilen stille gjennom hele systemet og kommer ut på den andre siden som et tall ingen kan forklare.
Hva som faktisk går galt ved leveranse
De fleste mottaksproblemer er ikke dramatiske, og ingen av dem ser ut som feil i øyeblikket.
Det vanligste er ganske enkelt underlevering. Du bestilte ti kilo kyllinglår og åtte ankom, følgeseddelen sier ti, og med mindre noen veier det er de to kiloene borte. Ingen stjal noe; en kasse ble feiltalt på lageret. Det skjer hele tiden, og det er helt usynlig med mindre du sjekker.
Så er det substitusjoner. Leverandøren din er tom for stykningsdelen du bestilte og sender det nærmeste, som vanligvis er dyrere og av og til ganske annerledes å lage mat med. Noen ganger blir det flagget, andre ganger ankommer det som en linje på følgeseddelen som leses nært nok originalen til at ingen legger merke til det før kokken åpner esken.
Kvalitetsavvisninger er de folk faktisk fanger, fordi slappe eller kortdaterte varer melder seg selv. Det som glipper er papirarbeidet etterpå. Esken går tilbake, men kreditnotaen følger ikke alltid etter, så fakturaen kommer for hele beløpet uansett.
Den siste er den stilleste og den dyreste over et år. Pakningsstørrelser drifter. En kasse som holdt seks av noe holder nå fem, eller enhetsprisen sto stille mens vekten gikk ned. Fakturatotalen ser kjent ut og linjen leses nøyaktig som den alltid har gjort, så kostnaden per porsjon har flyttet seg uten en eneste samtale om pris. Det er en nær slektning av måten leverandørenes prisendringer glir forbi deg i utgangspunktet.
Hvor undervekt og endrede pakningsstørrelser skjuler seg
Grunnen til at disse overlever, er at en restaurants kontrollinnsats naturlig lander på feil ende av prosessen.
Nesten alle avstemmer ved månedsslutt, og matcher fakturaer mot hva de tror de mottok. Da er maten laget og solgt. Personen som tok imot leveransen er på en annen vakt, og det eneste beviset er en følgeseddel noen skriblet på. Hva fakturaen sier er i praksis hva som skjedde, fordi ingenting kan motsi den.
Vekt er det klassiske skjulestedet. Kjøtt og fisk prises vanligvis per kilo og leveres i esker med oppgitt vekt, og gapet mellom hva esken sier og hva den holder er nøyaktig der et par hundre euro i måneden bor. En eske som skal være fem kilo og kommer inn på fire komma seks er fire hundre gram kort. Ingen ville lagt merke til det med øyet, og over en måned med leveranser blir det reelle penger.
Pakningsstørrelse skjuler seg på en annen måte, fordi den ikke endrer formen på fakturaen i det hele tatt. Både varelinjen og prisen ser uberørt ut. Det eneste som flyttet seg var mengden inni. Det dukker opp senere som en oppskrift som koster mer enn den burde, noe som vanligvis får skylden på porsjonering lenge før noen stiller spørsmål ved esken.
Kontrollen som får plass mellom leveranser
En mottakskontroll som tar femten minutter overlever ikke en travel torsdag. En som tar to gjør det.
Start med følgeseddelen i hånden før noe kommer av bilen, ikke etterpå. Dette er den ene endringen som gjør mest av arbeidet, fordi et avvik du tar opp mens sjåføren er der løses på stedet, og et du finner en time senere blir en telefonsamtale ingen tar.
Tell deretter kassene mot følgeseddelen, eskene selv og ikke hva som er inni dem. Det tar sekunder og fanger de rene underleveringene, som er der mesteparten av pengene forsvinner.
Alt som prises etter vekt blir veid, som i praksis betyr kjøtt, fisk og hva annet du kjøper per kilo. Du trenger ikke veie hver eske. Ta én fra hver linje, sammenlign med hva følgeseddelen hevder, og er den ene kort, er resten av linjen sannsynligvis det også.
Ferskvarer trenger et blikk på datoer og tilstand, og alt du skal sende tilbake bør gå tilbake mens bilen fortsatt står der. En avvisning mens sjåføren er der er en linje strøket på følgeseddelen. Den samme avvisningen klokka fire på ettermiddagen er en kreditnota du jager i fjorten dager.
Signer deretter, og noter alt du endret direkte på følgeseddelen. Den påskriften er det eneste beviset du har om tre uker når fakturaen ankommer og sier noe annet.
Det hele kjører på varelinjer med høy verdi. Ingen veier en eske servietter, og en kontroll som prøver å dekke alt er en kontroll som blir hoppet over.
Hva du gjør når leveransen ikke stemmer med følgeseddelen
Å få avviket lagt merke til er mesteparten av kampen. Å få det rettet er en papirvane.
Merk følgeseddelen ved døren, begge kopier, og få sjåføren til å signere med initialer. Dette gjør en diskusjon om til et dokument. De fleste leverandører er helt rimelige om en ordentlig dokumentert underlevering og ganske vanskelige å binde til en udokumentert.
Lukk deretter sløyfen, for det er her restauranter mister penger de allerede har identifisert riktig. En underlevering notert ved døren blir bare penger hvis den kommer til fakturaen som en kreditnota. Noen må sjekke at den gjorde det, som betyr at den påskrevne følgeseddelen må nå den som håndterer fakturaer i stedet for å bo i en skuff ved bakdøren.
Er den samme linjen kort gjentatte ganger, er det verdt å ta opp med leverandøren, ikke bare å kreve en ny kreditnota. Et mønster over uker forteller deg noe en enkelt hendelse ikke gjør, og det er en langt sterkere posisjon å forhandle fra enn en vag følelse av at en leverandør er upålitelig.
Hvordan nøyaktighet i varemottaket dukker opp i varekostnaden uker senere
Forsinkelsen er det som gjør dette vanskelig å ta alvorlig i øyeblikket.
En uoppdaget underlevering gjør to ting samtidig. Den etterlater kostnaden din per kilo for lav, fordi prisen du regner fra antar at du mottok alt du ble fakturert for, så hver oppskrift bygget på den ingrediensen ser billigere ut på papiret enn den var i pannen. Den legger også varer inn i systemet ditt som aldri fysisk var der, så når du teller ved månedsslutt kommer hyllene kort, og differansen lander i avviket.
Det er den frustrerende delen. Tapet ankommer ikke merket som et mottaksproblem. Det ankommer som et uforklart gap, side om side med porsjonering og svinn og alt annet, og det tilskrives hvilken som helst av dem teamet tilfeldigvis mistenker. Fakturafeil og mottaksfeil ser identiske ut når de når varekostnaden din, og det er derfor kontrollen ved døren er verdt mer enn all etterforskning senere.
Kjøkken som får varemottaket riktig opplever gjerne at avviket blir lettere å lese, fordi en av de mer støyende kildene til det sluttet å bidra.
Ofte stilte spørsmål
Hva er varemottaksprosessen i en restaurant? Kontrollen du kjører når en leveranse ankommer, der du sammenligner hva som fysisk kom av bilen mot hva følgeseddelen hevder, før du signerer for den. Den dekker antall kasser, vekt på alt som prises per kilo, og tilstand på ferskvarer.
Hvor lang tid bør en mottakskontroll ta? To til tre minutter for en normal leveranse hvis du sjekker antall kasser og veier én eske per varelinje med høy verdi. En kontroll laget for å dekke hver enkelt vare tar for lang tid og slutter å skje.
Hvem bør ta imot leveranser? Den som kan være der med følgeseddelen når bilen kommer, som vanligvis betyr en kokk eller en vaktleder, ikke den som tilfeldigvis er nærmest døren. Personen trenger myndighet til å avvise noe og vanen med å skrive på følgeseddelen.
Må jeg fortsatt kontrollere hvis fakturaene mine behandles automatisk? Ja. Fakturabehandling på linjenivå forteller deg nøyaktig hva du ble belastet for og flagger når en pris eller pakningsstørrelse flytter seg, som fanger papirsiden. Hva som ankom på bilen er et fysisk faktum, og bakdøren er det eneste stedet å fastslå det.
Å få bakdøren riktig
Mottakskontrollen kommer aldri til å bli den interessante delen av noens dag, og den er det billigste varekostarbeidet du kan gjøre. Gi den to minutter med følgeseddelen i hånden, tell kassene, vei én eske på hver varelinje med høy verdi, og merk alt som er feil før sjåføren drar. Sørg deretter for at den påskriften når den som betaler fakturaen.
Stockifi leser hver leverandørfaktura linje for linje, så en prisbevegelse eller en endret pakningsstørrelse dukker opp så snart fakturaen lander i stedet for ved kvartalsslutt, og oppskriftskostnadene oppdateres med den. Se hvordan fakturaautomatisering fungerer.