De fleste restauranter, der burde forlade deres nuværende lageropsætning, har vidst det et stykke tid. Beslutningen er egentlig ikke i tvivl. Det, der holder den liggende, er en meget mere konkret frygt, og det er næsten altid den samme: et indre billede af køkkenchefen klokken elleve om aftenen, der taster fire hundrede opskrifter ind i et nyt system, ingen endnu ved, hvordan man bruger, mens servicen kører rundt om dem.
Det billede udfører et enormt arbejde. Det er værd at bytte det ud med en korrekt beskrivelse af, hvad den første måned faktisk indebærer, for den virkelige version har en anden form og er betydeligt kortere.
Hvad folk forestiller sig, når de tænker på at skifte
Frygten er konkret, og den kommer i tre dele.
Den første er indtastning af data. Nogen, der allerede har et fuldt arbejde, skal taste hver opskrift, hver ingrediens og hver leverandør ind, ned til pakningsstørrelserne. For et menukort af en vis størrelse føles det som uger med aftenarbejde.
Den anden er at miste historik. Det ufuldstændige billede, du har af sidste års omkostninger, ligger i det nuværende regneark eller system, og at starte forfra føles som at smide det eneste sammenligningsgrundlag væk, du har.
Den tredje er hullet i midten, når det gamle system er forladt og det nye endnu ikke er til at stole på, så ingen kan svare på et enkelt spørgsmål om varekosten. For en virksomhed, der lukker regnskabet månedligt, er et blindt felt på to måneder et reelt problem.
Alle tre er rimelige bekymringer. To af dem kan i store træk undgås, og den tredje er kortere, end folk venter.
Hvad der faktisk skal flyttes over
Skræl det ned, og der er fire kategorier, og de er ikke lige svære.
Ingredienser og leverandører. Det er fundamentet, og det er den mindst manuelle del, fordi dine leverandører allerede sender dig data. Fakturaerne bærer ingrediensnavnene, pakningsstørrelserne og priserne. Et system, der læser fakturaer linje for linje, bygger størstedelen af denne liste ud af det papirarbejde, der alligevel kommer ind hver uge, uden at nogen taster.
Opskrifter. Det er den del, alle frygter, og det er det eneste væsentlige stykke arbejde i hele flytningen. Det er også den del, hvor indsatsen er værd at gøre uafhængigt af softwaren, for øvelsen i at skrive ned, hvad hver ret faktisk indeholder, i reelle mængder, er en, de fleste køkkener aldrig har gjort helt færdig. En hel del restauranter opdager under dette skridt, at en håndfuld af deres retter slet ikke har nogen aftalt specifikation.
Lagerstruktur. Du bestemmer, hvad der skal tælles, hvor, og i hvilken rækkefølge du går rummet igennem. Det følger din fysiske opbevaring og koster en eftermiddag med beslutninger, ikke en eftermiddag med indtastning.
Historik. Dine gamle omkostningsdata følger med, hvis du har dem, og de holder. Vær skeptisk her: de historiske tal hos de fleste restauranter er mindre pålidelige, end de tror, fordi de blev bygget på opskriftsomkostninger, der var gledet. De duer som regel bedre som en grov målestok end som et grundlag, der skal bevares præcist.
Hvem der laver det arbejde
Det er spørgsmålet, der ændrer hele regnestykket, og du bør stille det direkte til enhver leverandør.
Der er reel forskel mellem software, der bliver overdraget som et tomt system med et login og en instruktionsvideo, og software, der ankommer med opsætningen allerede lavet. I den første model lander alt det ovenstående hos restauranten, og det lander som regel hos køkkenchefen oven på en fuld uge. I den anden bygges opskrifterne ud fra det, du allerede har, et regneark eller et sæt trykte kort eller en eksport fra det nuværende system. Restaurantens opgave er så at tjekke og rette, ikke at skabe.
At tjekke er en grundlæggende anden opgave end at bygge. Køkkenet kan gennemgå hundrede opskrifter på et par sessioner og fanger straks de forkerte, fordi det ved, hvad der kommer på tallerkenen. At bygge de samme hundrede fra ingenting er en helt anden størrelsesorden.
Stockifi står for opskriftsopsætningen og strukturen for ingrediensomkostninger som del af onboardingen, og det er derfor, det ærlige svar på “hvor lang tid tager det for mit hold” som regel måles i gennemgange og ikke i uger med aftenarbejde.
Den anden halvdel er integrationerne. At koble regnskabssystemet og kassesystemet på er teknisk arbejde, der sker hos leverandøren, og det er det, der får faktura- og salgsdata til at flyde uden at nogen taster om. Står dine systemer på listen over almindelige integrationer, er den del stort set usynlig for restauranten.
Den første optælling i et nyt system
Det øjeblik, hvor det hele bliver virkeligt, er den første optælling, så det hjælper at vide, hvordan den ser ud.
Den kommer til at tage længere tid, end dine optællinger med tiden gør, fordi alle lærer, hvor tingene er i den nye struktur, og fordi strukturen selv bliver justeret, mens du er inde i den. Det er normalt, og det er hele pointen med at lave den. En første optælling er halvt en optælling og halvt det sidste skridt i at sætte systemet op.
Læg den til et periodeskifte. At tælle midt i måneden giver dig et tal, du ikke kan sammenligne med noget, mens at tælle ved dit normale periodeskifte betyder, at det første tal glider ind i den rapporteringsrytme, du allerede har.
Lav den med to personer, hvis du kan, en der kender opbevaringen og en der lærer systemet. Den kombination fanger begge typer fejl, og en optælling med to personer går hurtigere, end det lyder, fordi den ene tæller, mens den anden registrerer.
Den første optælling giver en lagerbeholdning og ikke meget mere indsigt, hvilket af og til skuffer folk. Afvigelse kræver to optællinger for at findes, fordi den måler, hvad der skete mellem dem. Den første optælling er åbningsbalancen.
Hvornår du kan stole på tallene igen
Den ærlige tidslinje ser sådan ud, og det er spørgsmålet bag spørgsmålet.
Efter den første optælling har du en lagerværdi, du kan stole på. Det er med det samme, og det er allerede mere, end mange restauranter havde.
Efter den anden optælling, som regel en måned senere, har du dit første reelle afvigelsestal, og det er her, det begynder at være brugbart. Du ser hullet mellem, hvad dine opskrifter siger, du burde have brugt, og hvad der faktisk forlod hylderne. Behandl det første tal med en vis forsigtighed, for en del af enhver tidlig afvigelse er opsætningsfejl i stedet for tab i driften, og en opskrift med en forkert mængde i sig dukker op her og ser præcis ud som overportionering.
Ved den tredje optælling er opsætningsfejlene i store træk fundet og rettet, og tallet beskriver endelig din drift og ikke dine data. I almindelige termer er det to til tre måneder fra start til et tal, du ville handle på.
Det er et kortere blindt felt, end de fleste frygter, og det bør stilles op mod alternativet, nemlig et system, der allerede koster dig penge hver måned, du beholder det.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor lang tid tager det at skifte lagersystem? Opsætningen løber parallelt med normal service og kræver ikke, at noget lukkes. En brugbar lagerværdi kommer med den første optælling, et første afvigelsestal med den anden, og et tal, du trygt ville handle på, ved den tredje, altså cirka to til tre måneder til fuld tryghed.
Skal vi selv lægge alle vores opskrifter ind? Det afhænger helt af leverandøren. Spørg direkte, om opskriftsopsætningen er inkluderet eller overlades til dig. Med Stockifi bygges opskrifterne ud fra det, du allerede har, og køkkenets opgave er at gennemgå og rette dem.
Hvad sker der med vores historiske omkostningsdata? De kan som regel tages med som en målestok. Værd at vide, at de historiske tal hos de fleste restauranter blev bygget på opskriftsomkostninger, der var blevet forældede, så de gamle tal er ofte mindre præcise, end de nye bliver fra måned to og frem.
Hvornår bør vi begynde, set i forhold til vores kalender? Læg den første optælling til et normalt periodeskifte, så tallet passer til den rapportering, du har. Undgå at starte gennemgangene i dine travleste uger, da køkkenets tid er begrænsningen i opskriftstjekket.
At vide, hvad du siger ja til
Den første måned på nyt lagersystem er mest gennemgang og ikke indtastning, forudsat at opsætningen ligger hos leverandøren og ikke hos dit køkken. Den første optælling giver dig en lagerværdi. Den anden giver dig afvigelse, og ved den tredje har du et tal, der er værd at handle på.
Stockifi står for opskriftsopsætning og strukturen for ingrediensomkostninger under onboardingen og kobler sig på det regnskabs- og kassesystem, du har, så fakturaer og salg flyder ind fra starten. Se hvordan det fungerer.
