De fleste restauranter som burde bytte bort fra dagens lageroppsett, har visst det en stund. Beslutningen er egentlig ikke i tvil. Det som holder den liggende, er en mye mer konkret frykt, og den er nesten alltid den samme: et indre bilde av kjøkkensjefen klokka elleve på kvelden, som taster fire hundre oppskrifter inn i et nytt system ingen ennå vet hvordan man bruker, mens servicen går rundt dem.
Det bildet gjør enormt mye arbeid. Det er verdt å bytte det ut med en riktig beskrivelse av hva den første måneden faktisk innebærer, fordi den virkelige versjonen har en annen form og er betydelig kortere.
Hva folk ser for seg når de tenker på å bytte
Frykten er konkret, og den kommer i tre deler.
Den første er registrering av data. Noen som allerede har en full jobb, må taste inn hver oppskrift, hver ingrediens og hver leverandør, ned til pakningsstørrelsene. For en meny av en viss størrelse føles det som uker med kveldsarbeid.
Den andre er å miste historikk. Den ufullkomne oversikten du har over fjorårets kostnader, ligger i dagens regneark eller system, og å starte på nytt føles som å kaste det eneste sammenligningsgrunnlaget du har.
Den tredje er hullet i midten, når det gamle systemet er forlatt og det nye ennå ikke er til å stole på, slik at ingen kan svare på et enkelt spørsmål om varekostnad. For en virksomhet som lukker regnskapet månedlig, er et blindfelt på to måneder et reelt problem.
Alle tre er rimelige bekymringer. To av dem er stort sett mulige å unngå, og den tredje er kortere enn folk venter.
Hva som faktisk må flyttes over
Skrell det ned, og det er fire kategorier, og de er ikke like krevende.
Ingredienser og leverandører. Dette er grunnmuren, og det er den minst manuelle delen, fordi leverandørene dine allerede sender deg dataene. Fakturaene bærer ingrediensnavnene, pakningsstørrelsene og prisene. Et system som leser fakturaer linje for linje, bygger mesteparten av denne listen ut av papirarbeidet som allerede kommer inn hver uke, uten at noen taster.
Oppskrifter. Dette er delen alle frykter, og det er det eneste vesentlige stykket arbeid i hele flyttingen. Det er også delen der innsatsen er verdt det uavhengig av programvaren, fordi øvelsen i å skrive ned hva hver rett faktisk inneholder, i reelle mengder, er en de fleste kjøkken aldri har gjort helt ferdig. Ganske mange restauranter oppdager underveis i dette steget at en håndfull av rettene deres ikke har noen avtalt spesifikasjon i det hele tatt.
Lagerstruktur. Du bestemmer hva som skal telles, hvor, og i hvilken rekkefølge du går gjennom rommet. Dette følger den fysiske lagringen din og tar en ettermiddag med beslutninger, ikke en ettermiddag med registrering.
Historikk. De gamle kostnadsdataene dine følger med hvis du har dem og de holder. Vær skeptisk her: de historiske tallene til de fleste restauranter er mindre pålitelige enn de tror, fordi de ble bygget på oppskriftskostnader som hadde glidd. Det er vanligvis mer verdt som en grov målestokk enn som et grunnlag å bevare nøyaktig.
Hvem som gjør det arbeidet
Dette er spørsmålet som endrer hele regnestykket, og du bør stille det direkte til enhver leverandør.
Det er en reell forskjell mellom programvare som overleveres som et tomt system med en innlogging og en opplæringsvideo, og programvare som ankommer med oppsettet allerede gjort. I den første modellen lander alt over på restauranten, og det lander vanligvis på kjøkkensjefen oppå en full uke. I den andre bygges oppskriftene fra det du allerede har, et regneark eller et sett trykte kort eller en eksport fra dagens system. Restaurantens jobb er da å sjekke og rette, ikke å lage.
Å sjekke er en grunnleggende annen oppgave enn å bygge. En kokk kan gå gjennom hundre oppskrifter i et par økter og fanger opp de som er feil umiddelbart, fordi de vet hva som går på tallerkenen. Å bygge de samme hundre fra ingenting er en helt annen størrelsesorden.
Stockifi håndterer oppskriftsoppsettet og strukturen for ingredienskostnader som del av onboardingen, og det er derfor det ærlige svaret på “hvor lang tid tar dette for teamet mitt” vanligvis måles i gjennomgangsøkter og ikke i uker med kveldsarbeid.
Den andre halvparten er integrasjonene. Å koble til regnskapssystemet og kassesystemet er teknisk arbeid som skjer hos leverandøren, og det er det som gjør at faktura- og salgsdata begynner å flyte uten at noen taster om. Er systemene dine på listen over vanlige integrasjoner, er denne delen stort sett usynlig for restauranten.
Den første tellingen på et nytt system
Øyeblikket der det hele blir virkelig, er den første varetellingen, så det hjelper å vite hvordan den ser ut.
Den kommer til å ta lengre tid enn tellingene dine etter hvert gjør, fordi alle lærer hvor ting er i den nye strukturen, og fordi strukturen selv blir justert mens du er inne i den. Det er normalt, og det er hele poenget med å gjøre den. En første telling er halvt en telling og halvt det siste steget i å sette opp systemet.
Legg den til en periodeslutt. Å telle midt i måneden gir deg et tall du ikke kan sammenligne med noe, mens å telle ved din vanlige periodeslutt betyr at det første tallet glir inn i rapporteringsrytmen du allerede har.
Gjør den med to personer om du kan, en som kjenner lageret og en som lærer systemet. Den kombinasjonen fanger opp begge typer feil, og en telling med to personer går raskere enn det høres ut, fordi den ene teller mens den andre registrerer.
Den første tellingen gir en lagerbeholdning og ikke stort mer innsikt, som av og til skuffer folk. Avvik trenger to tellinger for å finnes, fordi det måler hva som skjedde mellom dem. Den første tellingen er åpningsbalansen.
Når du kan stole på tallene igjen
Den ærlige tidslinjen går slik, og det er spørsmålet bak spørsmålet.
Etter den første tellingen har du en lagerverdi du kan stole på. Det er umiddelbart, og det er allerede mer enn mange restauranter hadde.
Etter den andre tellingen, vanligvis en måned senere, har du ditt første reelle avvikstall, og det er her det begynner å bli nyttig. Du ser gapet mellom hva oppskriftene sier du skulle ha brukt og hva som faktisk forlot hyllene. Behandle dette første tallet med en viss varsomhet, fordi en del av ethvert tidlig avvik er oppsettsfeil i stedet for driftstap, og en oppskrift med feil mengde i seg dukker opp her og ser helt ut som overporsjonering.
Ved den tredje tellingen er oppsettsfeilene stort sett funnet og rettet, og tallet beskriver endelig driften din og ikke dataene dine. I vanlige termer er det to til tre måneder fra start til et tall du ville handlet på.
Det er et kortere blindfelt enn folk frykter, og det bør holdes mot alternativet, som er et system som allerede koster deg hver måned du lar det ligge.
Ofte stilte spørsmål
Hvor lang tid tar det å bytte lagersystem? Oppsettet går parallelt med vanlig service og krever ikke at noe stenges. En brukbar lagerverdi kommer med den første tellingen, et første avvikstall med den andre, og et tall du trygt ville handlet på ved den tredje, altså omtrent to til tre måneder til full trygghet.
Må vi legge inn alle oppskriftene våre selv? Det avhenger helt av leverandøren. Spør direkte om oppskriftsoppsettet er inkludert eller overlatt til deg. Med Stockifi bygges oppskriftene fra det du allerede har, og kjøkkenets jobb er å gå gjennom og rette dem.
Hva skjer med de historiske kostnadsdataene våre? De kan vanligvis tas med som en målestokk. Verdt å vite at de historiske tallene til de fleste restauranter ble bygget på oppskriftskostnader som hadde blitt utdaterte, så de gamle tallene er ofte mindre presise enn de nye vil være fra måned to og utover.
Når bør vi starte, gitt kalenderen vår? Legg den første tellingen til en vanlig periodeslutt, slik at tallet passer inn i rapporteringen du har. Unngå å starte gjennomgangsøktene i de travleste handelsukene dine, siden kokkens tid er begrensningen på oppskriftssjekken.
Å vite hva du sier ja til
Den første måneden på nytt lagersystem er stort sett gjennomgang og ikke registrering, forutsatt at oppsettet ligger hos leverandøren og ikke hos kjøkkenet ditt. Den første tellingen gir deg en lagerverdi. Den andre gir deg avvik, og ved den tredje har du et tall som er verdt å handle på.
Stockifi håndterer oppskriftsoppsett og struktur for ingredienskostnader under onboardingen, og kobler til regnskapet og kassesystemet du har, slik at fakturaer og salg flyter inn fra starten. Se hvordan det fungerer.
