Wat er de eerste maand op nieuwe voorraadsoftware gebeurt

De meeste restaurants die van hun huidige voorraadopzet af zouden moeten, weten dat al een tijd. De beslissing staat eigenlijk niet ter discussie. Wat die laat liggen is een veel concretere angst, en het is bijna altijd dezelfde: een innerlijk beeld van de chef-kok om elf uur ‘s avonds, die vierhonderd recepten in een nieuw systeem typt dat nog niemand weet te gebruiken, terwijl de service om hen heen doorloopt.

Dat beeld doet enorm veel werk. Het is de moeite waard het te vervangen door een kloppende beschrijving van wat die eerste maand werkelijk inhoudt, want de echte versie heeft een andere vorm en is aanzienlijk korter.

Wat mensen zich voorstellen bij een overstap

De vrees is concreet en die komt in drie delen.

Het eerste is het invoeren van gegevens. Iemand die al een volle baan heeft, moet elk recept, elk ingrediënt en elke leverancier intypen, tot de verpakkingsformaten toe. Bij een kaart van enige omvang voelt dat als weken avonden.

Het tweede is historie kwijtraken. Het onvolledige beeld dat je van de kosten van vorig jaar hebt, zit in het huidige spreadsheet of systeem, en opnieuw beginnen voelt alsof je de enige vergelijkingsbasis weggooit die je hebt.

Het derde is het gat ertussen, wanneer het oude systeem is verlaten en het nieuwe nog niet te vertrouwen is, zodat niemand een eenvoudige vraag over de foodcost kan beantwoorden. Voor een bedrijf dat maandelijks afsluit is een blinde vlek van twee maanden een echt probleem.

Alle drie zijn redelijke zorgen. Twee ervan zijn grotendeels te vermijden en de derde is korter dan mensen verwachten.

Wat er werkelijk over moet

Pel het af en het zijn vier categorieën, en die zijn niet even zwaar.

Ingrediënten en leveranciers. Dit is het fundament en het minst handmatige deel, omdat je leveranciers je de gegevens al toesturen. De facturen dragen de ingrediëntnamen, de verpakkingsformaten en de prijzen. Een systeem dat facturen regel voor regel leest, bouwt het grootste deel van deze lijst uit het papierwerk dat toch al elke week binnenkomt, zonder dat iemand typt.

Recepten. Dit is het deel dat iedereen vreest en het is het enige wezenlijke werk in de hele verhuizing. Het is ook het deel waar de inspanning zich los van de software terugbetaalt, want de oefening om op te schrijven wat elk gerecht werkelijk bevat, in echte hoeveelheden, is er een die de meeste keukens nooit helemaal hebben afgemaakt. Nogal wat restaurants ontdekken in deze stap dat een handvol van hun gerechten helemaal geen afgesproken specificatie heeft.

Voorraadstructuur. Je bepaalt wat er wordt geteld, waar, en in welke volgorde je de ruimte doorloopt. Dit volgt je fysieke opslag en kost een middag aan beslissingen, geen middag aan invoerwerk.

Historie. Je oude kostengegevens gaan mee als je ze hebt en ze standhouden. Wees hier sceptisch: de historische cijfers van de meeste restaurants zijn minder betrouwbaar dan ze denken, omdat ze zijn opgebouwd op receptkosten die waren opgeschoven. Ze zijn meestal bruikbaarder als grove maatstaf dan als basis die precies bewaard moet blijven.

Wie dat werk doet

Dit is de vraag die de hele rekening verandert, en je zou hem elke leverancier direct moeten stellen.

Er is een echt verschil tussen software die wordt overgedragen als een leeg systeem met een login en een instructievideo, en software die aankomt met de opzet al gedaan. In het eerste model landt al het bovenstaande bij het restaurant, en het landt meestal bij de chef-kok boven op een volle week. In het tweede worden de recepten opgebouwd uit wat je al hebt, een spreadsheet of een set gedrukte kaarten of een export uit het huidige systeem. De taak van het restaurant is dan controleren en corrigeren, niet aanmaken.

Controleren is een fundamenteel andere taak dan opbouwen. De keuken kan honderd recepten in een paar zittingen doornemen en haalt de foute er meteen uit, omdat ze weet wat er op het bord komt. Diezelfde honderd vanaf nul opbouwen is een volstrekt andere orde van werk.

Stockifi doet de receptopzet en de structuur van ingrediëntkosten als onderdeel van de onboarding, en daarom wordt het eerlijke antwoord op “hoe lang kost dit mijn team” meestal gemeten in doornamesessies en niet in weken avonden.

De andere helft zijn de integraties. Het boekhoudsysteem en het kassasysteem aansluiten is technisch werk dat aan de kant van de leverancier gebeurt, en dat is wat factuur- en verkoopgegevens laat stromen zonder dat iemand opnieuw typt. Staan jouw systemen op de lijst met gangbare integraties, dan is dit deel voor het restaurant grotendeels onzichtbaar.

De eerste telling in een nieuw systeem

Het moment waarop het geheel echt wordt is de eerste voorraadtelling, dus het helpt te weten hoe die eruitziet.

Die gaat langer duren dan je tellingen uiteindelijk doen, omdat iedereen leert waar de dingen in de nieuwe structuur staan en omdat de structuur zelf wordt bijgesteld terwijl je erin zit. Dat is normaal en het is precies waarvoor je hem doet. Een eerste telling is voor de helft een telling en voor de helft de laatste stap van het inrichten.

Leg hem op een periode-einde. Midden in de maand tellen geeft je een cijfer dat je met niets kunt vergelijken, terwijl tellen op je normale periode-einde betekent dat het eerste cijfer in het rapportageritme schuift dat je al hebt.

Doe hem met twee mensen als het kan, iemand die de opslag kent en iemand die het systeem leert. Die combinatie vangt beide soorten fouten, en een telling met twee personen gaat sneller dan het klinkt, omdat de een telt terwijl de ander vastlegt.

De eerste telling levert een voorraadpositie en niet veel meer inzicht, wat mensen soms teleurstelt. Een afwijking heeft twee tellingen nodig om te bestaan, omdat die meet wat er tussen beide is gebeurd. De eerste telling is de beginbalans.

Wanneer je de cijfers weer kunt vertrouwen

De eerlijke tijdlijn loopt zo, en dat is de vraag achter de vraag.

Na de eerste telling heb je een voorraadwaarde waarop je kunt bouwen. Dat is er direct en het is al meer dan veel restaurants hadden.

Na de tweede telling, meestal een maand later, heb je je eerste echte afwijkingscijfer, en daar begint het nut. Je ziet het gat tussen wat je recepten zeggen dat je had moeten gebruiken en wat er werkelijk van de schappen is gegaan. Behandel dit eerste cijfer met enige voorzichtigheid, want een deel van elke vroege afwijking is inrichtingsfout in plaats van verlies in de operatie, en een recept met een verkeerde hoeveelheid erin ziet er hier precies uit als overportionering.

Bij de derde telling zijn de inrichtingsfouten grotendeels gevonden en gecorrigeerd, en beschrijft het cijfer eindelijk je operatie en niet je gegevens. In gewone termen is dat twee tot drie maanden van start tot een cijfer waar je naar zou handelen.

Dat is een kortere blinde vlek dan de meeste mensen vrezen, en die hoort tegenover het alternatief te staan, namelijk een systeem dat je elke maand geld kost dat je het aanhoudt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het overstappen op andere voorraadsoftware? De inrichting loopt parallel aan de normale service en vraagt niet dat er iets sluit. Een bruikbare voorraadwaarde komt met de eerste telling, een eerste afwijkingscijfer met de tweede, en een cijfer waar je met vertrouwen naar zou handelen bij de derde, dus ruwweg twee tot drie maanden tot volledig vertrouwen.

Moeten we al onze recepten zelf invoeren? Dat hangt volledig van de leverancier af. Vraag direct of de receptopzet erbij hoort of aan jou wordt overgelaten. Bij Stockifi worden de recepten opgebouwd uit wat je al hebt en is de taak van de keuken ze doornemen en corrigeren.

Wat gebeurt er met onze historische kostengegevens? Die kunnen meestal als maatstaf mee. Goed om te weten dat de historische cijfers van de meeste restaurants zijn opgebouwd op receptkosten die verouderd waren, dus de oude cijfers zijn vaak minder precies dan de nieuwe vanaf maand twee zullen zijn.

Wanneer moeten we beginnen, gezien onze kalender? Leg de eerste telling op een normaal periode-einde zodat het cijfer in je bestaande rapportage past. Begin niet met de doornames in je drukste weken, omdat de tijd van de keuken de beperking is bij de receptcontrole.

Weten waar je aan begint

De eerste maand op nieuwe voorraadsoftware bestaat vooral uit controleren en niet uit invoeren, mits de inrichting bij de leverancier ligt en niet bij jouw keuken. De eerste telling geeft je een voorraadwaarde. De tweede geeft je afwijking, en bij de derde heb je een cijfer dat het waard is om naar te handelen.

Stockifi doet de receptopzet en de structuur van ingrediëntkosten tijdens de onboarding, en sluit aan op de boekhouding en het kassasysteem die je al hebt, zodat facturen en verkopen vanaf het begin binnenkomen. Bekijk hoe het werkt.