Die meisten Restaurants, die ihr derzeitiges Bestandssetup verlassen sollten, wissen das schon eine Weile. Die Entscheidung steht eigentlich nicht in Frage. Was sie liegen lässt, ist eine viel konkretere Angst, und es ist fast immer dieselbe: das innere Bild der Küchenleitung um elf Uhr nachts, die vierhundert Rezepte in ein neues System tippt, das noch niemand zu bedienen weiß, während ringsherum der Service weiterläuft.
Dieses Bild leistet enorme Arbeit. Es lohnt sich, es durch eine zutreffende Beschreibung dessen zu ersetzen, was der erste Monat tatsächlich bedeutet, denn die wirkliche Fassung hat eine andere Form und ist deutlich kürzer.
Was Menschen sich vorstellen, wenn sie an einen Wechsel denken
Die Sorge ist konkret und sie kommt in drei Teilen.
Der erste ist die Datenerfassung. Jemand, der schon eine volle Stelle hat, muss jedes Rezept, jede Zutat und jeden Lieferanten eintippen, bis hinunter zu den Packungsgrößen. Bei einer Karte von einiger Größe fühlt sich das wie Wochen voller Abende an.
Der zweite ist der Verlust der Historie. Das unvollkommene Bild, das Sie von den Kosten des Vorjahres haben, liegt in der aktuellen Tabelle oder im aktuellen System, und ein Neuanfang fühlt sich an, als würden Sie die einzige Vergleichsgrundlage wegwerfen, die Sie haben.
Der dritte ist die Lücke dazwischen, wenn das alte System aufgegeben und das neue noch nicht vertrauenswürdig ist, sodass niemand eine einfache Frage zum Wareneinsatz beantworten kann. Für einen Betrieb, der monatlich abschließt, ist ein blinder Fleck von zwei Monaten ein echtes Problem.
Alle drei sind vernünftige Bedenken. Zwei davon lassen sich weitgehend vermeiden, und der dritte ist kürzer, als Menschen erwarten.
Was tatsächlich umziehen muss
Ziehen Sie es zusammen, und es sind vier Kategorien, und sie sind nicht gleich schwer.
Zutaten und Lieferanten. Das ist das Fundament und der am wenigsten manuelle Teil, weil Ihre Lieferanten Ihnen die Daten schon schicken. Die Rechnungen tragen die Zutatennamen, die Packungsgrößen und die Preise. Ein System, das Rechnungen Zeile für Zeile liest, baut den größten Teil dieser Liste aus den Unterlagen, die ohnehin jede Woche eintreffen, ohne dass jemand tippt.
Rezepte. Das ist der Teil, den alle fürchten, und es ist die einzige wesentliche Arbeit des ganzen Umzugs. Es ist auch der Teil, bei dem sich der Aufwand unabhängig von der Software lohnt, denn die Übung, aufzuschreiben, was jedes Gericht tatsächlich enthält, in echten Mengen, ist eine, die die meisten Küchen nie ganz zu Ende gebracht haben. Recht viele Restaurants stellen in diesem Schritt fest, dass eine Handvoll ihrer Gerichte überhaupt keine vereinbarte Spezifikation hat.
Bestandsstruktur. Sie entscheiden, was gezählt wird, wo, und in welcher Reihenfolge Sie den Raum abgehen. Das folgt Ihrer physischen Lagerung und kostet einen Nachmittag an Entscheidungen, keinen Nachmittag an Datenerfassung.
Historie. Ihre alten Kostendaten kommen mit, wenn Sie sie haben und sie tragen. Seien Sie hier skeptisch: die historischen Zahlen der meisten Restaurants sind weniger belastbar, als sie denken, weil sie auf Rezeptkosten aufbauten, die gedriftet waren. Meist taugen sie besser als grober Maßstab denn als Grundlage, die genau erhalten werden muss.
Wer diese Arbeit macht
Das ist die Frage, die die ganze Rechnung verändert, und Sie sollten sie jedem Anbieter direkt stellen.
Es gibt einen echten Unterschied zwischen Software, die als leeres System mit einem Login und einem Schulungsvideo übergeben wird, und Software, die mit fertig eingerichtetem Setup ankommt. Im ersten Modell landet alles Obige beim Restaurant, und es landet meist bei der Küchenleitung obendrauf auf eine volle Woche. Im zweiten werden die Rezepte aus dem gebaut, was Sie schon haben, einer Tabelle, einem Satz gedruckter Karten oder einem Export aus dem aktuellen System. Die Aufgabe des Restaurants ist dann prüfen und korrigieren, nicht erstellen.
Prüfen ist eine grundlegend andere Aufgabe als Bauen. Die Küche kann hundert Rezepte in zwei Sitzungen durchgehen und erkennt die falschen sofort, weil sie weiß, was auf den Teller kommt. Dieselben hundert von null zu bauen ist eine völlig andere Größenordnung.
Stockifi übernimmt die Rezepteinrichtung und die Struktur der Zutatenkosten als Teil des Onboardings, weshalb die ehrliche Antwort auf “wie lange dauert das für mein Team” meist in Durchgängen gemessen wird und nicht in Wochen voller Abende.
Die andere Hälfte sind die Integrationen. Die Buchhaltung und das Kassensystem anzubinden ist technische Arbeit, die auf Anbieterseite passiert, und sie ist es, die Rechnungs- und Umsatzdaten fließen lässt, ohne dass jemand neu eintippt. Stehen Ihre Systeme auf der Liste der gängigen Integrationen, ist dieser Teil für das Restaurant weitgehend unsichtbar.
Die erste Inventur in einem neuen System
Der Moment, in dem das Ganze real wird, ist die erste Inventur, deshalb hilft es zu wissen, wie diese aussieht.
Sie wird länger dauern als Ihre Inventuren später, weil alle lernen, wo die Dinge in der neuen Struktur liegen, und weil die Struktur selbst angepasst wird, während Sie darin arbeiten. Das ist normal und genau der Zweck der Übung. Eine erste Inventur ist zur Hälfte eine Inventur und zur Hälfte der letzte Schritt der Einrichtung.
Legen Sie sie auf ein Periodenende. Mitten im Monat zu zählen gibt Ihnen eine Zahl, die Sie mit nichts vergleichen können, während ein Zählen zu Ihrem normalen Periodenende bedeutet, dass die erste Zahl in Ihren bestehenden Berichtsrhythmus rutscht.
Machen Sie sie mit zwei Personen, wenn möglich, einer, die die Lagerung kennt, und einer, die das System lernt. Diese Kombination fängt beide Fehlerarten, und eine Inventur mit zwei Personen geht schneller, als es klingt, weil eine zählt, während die andere erfasst.
Die erste Inventur liefert einen Bestandswert und nicht viel Erkenntnis, was manche enttäuscht. Eine Abweichung braucht zwei Inventuren, um zu existieren, weil sie misst, was zwischen ihnen passiert ist. Die erste Inventur ist der Anfangsbestand.
Wann Sie den Zahlen wieder trauen können
Der ehrliche Zeitplan sieht so aus, und das ist die Frage hinter der Frage.
Nach der ersten Inventur haben Sie einen Bestandswert, auf den Sie sich verlassen können. Das ist sofort da und schon mehr, als viele Restaurants hatten.
Nach der zweiten Inventur, meist einen Monat später, haben Sie Ihre erste echte Abweichung, und hier beginnt der Nutzen. Sie sehen die Lücke zwischen dem, was Ihre Rezepte als Verbrauch vorgeben, und dem, was tatsächlich die Regale verlassen hat. Behandeln Sie diese erste Zahl mit etwas Vorsicht, denn ein Teil jeder frühen Abweichung ist Einrichtungsfehler statt Verlust im Betrieb, und ein Rezept mit einer falschen Menge erscheint hier genau wie Überportionierung.
Bei der dritten Inventur sind die Einrichtungsfehler größtenteils gefunden und korrigiert, und die Zahl beschreibt endlich Ihren Betrieb und nicht Ihre Daten. In normalen Worten sind das zwei bis drei Monate vom Start bis zu einer Zahl, auf die Sie hin handeln würden.
Das ist ein kürzerer blinder Fleck, als die meisten fürchten, und er gehört gegen die Alternative gestellt, nämlich ein System, das Sie jeden Monat Geld kostet, in dem Sie es behalten.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert der Wechsel der Bestandsverwaltungssoftware? Die Einrichtung läuft parallel zum normalen Service und verlangt keine Schließung. Ein brauchbarer Bestandswert kommt mit der ersten Inventur, eine erste Abweichung mit der zweiten und eine Zahl, auf die Sie sicher hin handeln würden, mit der dritten, also etwa zwei bis drei Monate bis zur vollen Sicherheit.
Müssen wir alle unsere Rezepte selbst eingeben? Das hängt vollständig vom Anbieter ab. Fragen Sie direkt, ob die Rezepteinrichtung enthalten ist oder Ihnen überlassen wird. Bei Stockifi werden die Rezepte aus dem gebaut, was Sie schon haben, und die Küche prüft und korrigiert sie.
Was passiert mit unseren historischen Kostendaten? Sie lassen sich meist als Maßstab mitnehmen. Wissenswert ist, dass die historischen Zahlen der meisten Restaurants auf Rezeptkosten aufbauten, die veraltet waren, sodass die alten Zahlen oft weniger genau sind als die neuen ab Monat zwei.
Wann sollten wir anfangen, gemessen an unserem Kalender? Legen Sie die erste Inventur auf ein normales Periodenende, damit die Zahl in Ihre bestehende Berichterstattung passt. Vermeiden Sie den Start der Durchgänge in Ihren stärksten Wochen, da die Zeit der Küche die Begrenzung der Rezeptprüfung ist.
Wissen, worauf Sie sich einlassen
Der erste Monat mit neuer Bestandsverwaltungssoftware besteht überwiegend aus Prüfen und nicht aus Datenerfassung, sofern die Einrichtung beim Anbieter liegt und nicht bei Ihrer Küche. Die erste Inventur gibt Ihnen einen Bestandswert. Die zweite gibt Ihnen die Abweichung, und bei der dritten haben Sie eine Zahl, die ein Handeln wert ist.
Stockifi übernimmt Rezepteinrichtung und Struktur der Zutatenkosten während des Onboardings und verbindet sich mit Ihrer vorhandenen Buchhaltung und Ihrem Kassensystem, sodass Rechnungen und Umsätze von Anfang an einfließen. Sehen Sie, wie es funktioniert.
