De flesta restauranger som borde lämna sitt nuvarande lagerupplägg har vetat om det ett tag. Beslutet är egentligen inte i tvivel. Vad som håller det liggande är en mycket mer specifik rädsla, och det är nästan alltid samma: en inre bild av köksmästaren klockan elva på kvällen som knappar in fyrahundra recept i ett nytt system ingen ännu vet hur man använder, medan servicen rullar runt dem.
Den bilden gör ett enormt arbete. Den är värd att byta ut mot en korrekt beskrivning av vad den första månaden faktiskt innebär, eftersom den verkliga versionen har en annan form och är betydligt kortare.
Vad folk föreställer sig när de tänker på att byta
Oron är specifik och den kommer i tre delar.
Den första är inmatning av data. Någon som redan har ett fullt jobb måste knappa in varje recept, varje ingrediens och varje leverantör, ner till förpackningsstorlekarna. För en meny av någon storlek känns det som veckor av kvällar.
Den andra är att tappa historik. Den ofullständiga bild du har av förra årets kostnader finns i det nuvarande kalkylbladet eller systemet, och att börja om känns som att slänga det enda jämförelseunderlag du har.
Den tredje är glappet i mitten, när det gamla systemet är övergivet och det nya ännu inte går att lita på, så att ingen kan svara på en enkel fråga om råvarukostnaden. För en verksamhet som stänger böckerna varje månad är en blind fläck på två månader ett verkligt problem.
Alla tre är rimliga farhågor. Två av dem går i stort sett att undvika och den tredje är kortare än folk väntar sig.
Vad som faktiskt måste flyttas över
Skala ner det och det är fyra kategorier, och de är inte lika krävande.
Ingredienser och leverantörer. Det här är grunden och det är den minst manuella delen, eftersom dina leverantörer redan skickar dig uppgifterna. Fakturorna bär ingrediensnamnen, förpackningsstorlekarna och priserna. Ett system som läser fakturor rad för rad bygger merparten av den här listan ur pappersarbetet som redan kommer in varje vecka, utan att någon knappar.
Recept. Det här är delen alla fruktar och det är det enda betydande arbetet i hela flytten. Det är också delen där insatsen är värd det oavsett programvaran, eftersom övningen att skriva ner vad varje rätt faktiskt innehåller, i verkliga mängder, är en som de flesta kök aldrig har gjort helt färdigt. Ganska många restauranger upptäcker under det här steget att en handfull av deras rätter inte har någon överenskommen specifikation alls.
Lagerstruktur. Du bestämmer vad som ska räknas, var, och i vilken ordning du går genom rummet. Det följer din fysiska förvaring och tar en eftermiddag av beslut, inte en eftermiddag av inmatning.
Historik. Dina gamla kostnadsuppgifter följer med om du har dem och de håller. Var skeptisk här: de flesta restaurangers historiska siffror är mindre tillförlitliga än de tror, eftersom de byggdes på receptkostnader som hade glidit. Det är oftast mer värt som en grov måttstock än som ett underlag att bevara exakt.
Vem som gör det arbetet
Det här är frågan som ändrar hela kalkylen, och du bör ställa den direkt till varje leverantör.
Det finns en verklig skillnad mellan programvara som lämnas över som ett tomt system med en inloggning och en utbildningsvideo, och programvara som anländer med upplägget redan gjort. I den första modellen landar allt ovan på restaurangen, och det landar oftast på köksmästaren ovanpå en full vecka. I den andra byggs recepten från vad du redan har, ett kalkylblad eller en uppsättning tryckta kort eller en export från det nuvarande systemet. Restaurangens jobb är då att kontrollera och rätta, inte att skapa.
Att kontrollera är en i grunden annan uppgift än att bygga. En kock kan gå igenom hundra recept på ett par sittningar och fångar direkt de som är fel, eftersom de vet vad som går på tallriken. Att bygga samma hundra från ingenting är en helt annan storleksordning.
Stockifi sköter receptuppsättningen och strukturen för ingredienskostnader som en del av onboardingen, vilket är därför det ärliga svaret på “hur lång tid tar det här för mitt team” oftast mäts i genomgångstillfällen och inte i veckor av kvällar.
Den andra halvan är integrationerna. Att koppla in bokföringssystemet och kassasystemet är tekniskt arbete som sker hos leverantören, och det är vad som gör att faktura- och försäljningsdata börjar flöda utan att någon knappar om. Ligger dina system på listan över vanliga integrationer är den här delen i stort sett osynlig för restaurangen.
Den första inventeringen i ett nytt system
Ögonblicket när det hela blir verkligt är den första inventeringen, så det hjälper att veta hur den ser ut.
Den kommer att ta längre tid än dina inventeringar så småningom gör, eftersom alla lär sig var saker finns i den nya strukturen och eftersom strukturen själv justeras medan du är inne i den. Det är normalt och det är hela poängen med att göra den. En första inventering är till hälften en inventering och till hälften det sista steget i att sätta upp systemet.
Lägg den till ett periodslut. Att räkna mitt i månaden ger dig en siffra du inte kan jämföra med något, medan att räkna vid ditt normala periodslut betyder att den första siffran glider in i den rapporteringsrytm du redan har.
Gör den med två personer om du kan, en som kan förvaringen och en som lär sig systemet. Den kombinationen fångar båda typerna av fel, och en inventering med två personer går snabbare än det låter, eftersom den ena räknar medan den andra registrerar.
Den första inventeringen ger en lagerposition och inte mycket mer insikt, vilket ibland gör folk besvikna. Avvikelse behöver två inventeringar för att finnas, eftersom den mäter vad som hände mellan dem. Den första inventeringen är ingående balans.
När du kan lita på siffrorna igen
Den ärliga tidslinjen ser ut så här, och det är frågan bakom frågan.
Efter den första inventeringen har du ett lagervärde du kan lita på. Det är omedelbart och det är redan mer än många restauranger hade.
Efter den andra inventeringen, oftast en månad senare, har du din första verkliga avvikelsesiffra, och det är här det börjar bli användbart. Du ser gapet mellan vad dina recept säger att du borde ha använt och vad som faktiskt lämnade hyllorna. Behandla den första siffran med viss försiktighet, eftersom en del av varje tidig avvikelse är uppsättningsfel i stället för förlust i driften, och ett recept med fel mängd i sig dyker upp här och ser precis ut som överportionering.
Vid den tredje inventeringen är uppsättningsfelen i stort sett hittade och rättade, och siffran beskriver äntligen din verksamhet och inte dina data. I normala termer är det två till tre månader från start till en siffra du skulle agera på.
Det är en kortare blind fläck än de flesta fruktar, och den bör ställas mot alternativet, som är ett system som redan kostar dig varje månad du låter det ligga.
Vanliga frågor
Hur lång tid tar det att byta lagersystem? Uppsättningen löper parallellt med normal service och kräver inte att något stängs. Ett användbart lagervärde kommer med den första inventeringen, en första avvikelsesiffra med den andra, och en siffra du tryggt skulle agera på vid den tredje, alltså ungefär två till tre månader till full trygghet.
Måste vi lägga in alla våra recept själva? Det beror helt på leverantören. Fråga direkt om receptuppsättningen är inkluderad eller lämnas till dig. Med Stockifi byggs recepten från vad du redan har och kökets jobb är att gå igenom och rätta dem.
Vad händer med våra historiska kostnadsuppgifter? De kan oftast tas med som en måttstock. Värt att veta att de flesta restaurangers historiska siffror byggdes på receptkostnader som hade blivit gamla, så de gamla siffrorna är ofta mindre exakta än de nya blir från månad två och framåt.
När bör vi börja, med tanke på vår kalender? Lägg den första inventeringen till ett normalt periodslut så att siffran passar den rapportering du har. Undvik att starta genomgångarna under dina mest intensiva veckor, eftersom kockens tid är begränsningen i receptkontrollen.
Att veta vad du säger ja till
Den första månaden i ett nytt lagersystem är mest genomgång och inte inmatning, förutsatt att uppsättningen ligger hos leverantören och inte hos ditt kök. Den första inventeringen ger dig ett lagervärde. Den andra ger dig avvikelse, och vid den tredje har du en siffra som är värd att agera på.
Stockifi sköter receptuppsättning och struktur för ingredienskostnader under onboardingen, och kopplar in det bokförings- och kassasystem du har så att fakturor och försäljning flödar in från början. Se hur det fungerar.
