Ett hotell med full mat- och dryckesverksamhet driver flera olika verksamheter som råkar dela ett kök, ett lager och ett inköpskonto. Där finns restaurangen, och vid sidan av den en bar med helt andra marginaler. Konferens och fest går i sin egen rytme och kommer i klumpar kring evenemangskalendern i stället för jämnt. Och sedan finns frukosten, som är den märkligaste av dem, eftersom ingen betalar för den direkt större delen av tiden.
Lägg ihop dem och du får en enda F&B-kostnadsprocent som är aritmetiskt korrekt och berättar nästan ingenting. Den rör sig, och ingen kan säga vilken av de fyra som rörde den.
Varför den sammanslagna siffran döljer mer än den visar
Problemet är att de fyra enheterna har verkligt olika ekonomi, så att snitta dem begraver signalen.
En hotellrestaurang kan ligga strax över trettio. Baren ligger, om den gör sitt jobb, betydligt lägre, eftersom sprit och vin bär marginaler som mat inte kommer nära. Konferens och fest ligger på ett helt annat ställe igen, oftast bättre än restaurangen, eftersom volym och en fast meny tar bort merparten av svinnet. Frukosten är sin egen varelse och har ofta ingen intäktsrad alls, eftersom kostnaden för den ligger begravd i rumspriset.
Blanda ihop dem och du får en siffra i mitten av tjugotalet som beskriver ingen faktisk enhet. Värre är att den rör sig av skäl som inte har med prestation att göra. En månad med tre stora bröllop drar den sammanslagna siffran ner och ser ut som en förbättring, fast inget i hur restaurangen drivs har ändrats. En stillsam konferensmånad ser ut som en nedgång. Du hamnar i att reagera på din evenemangskalender och kalla det kostnadskontroll.
Samma fälla fångar restauranggrupper som läser ett gruppsnitt, och den är skarpare på ett hotell, eftersom de blandade enheterna ligger inom ett bolag och en uppsättning fakturor.
Att dela upp siffran per enhet
Att komma fram till en siffra per enhet betyder att lösa två saker: intäktsfördelning, som oftast är enkel, och kostnadsfördelning, som inte är det.
Intäkten går i regel bra, eftersom kassasystemet redan skiljer den. Restaurangkuvert, barnotor och konferensfakturor landar på olika ställen, och de flesta hotellsystem kan rapportera dem separat utan större motstånd.
Kostnaden är där det faller, eftersom ett hotell köper in en gång och förbrukar överallt. En leverans smör täcker frukosten, restaurangen och ett bröllop. Att dela den fakturan per enhet vid inköpstillfället är omöjligt, och inte värt att försöka.
Den framkomliga vägen går från andra änden. Fördela kostnaden efter förbrukning och inte efter inköp. Det betyder att varje enhet håller sin egen lagerposition och registrerar vad som går in i den, så att lagret blir en intern leverantör som levererar ut till fyra förbrukare i stället för en odifferentierad hög.
I praktiken kräver det en lagerplats per enhet och överföringar registrerade när varor flyttas från huvudlagret till baren, restauranglinjen eller konferenstillagningen. Det är samma disciplin en grupp använder för överföringar mellan enheter, körd inne i en enda fastighet. När det är i gång kan den teoretiska förbrukningen för varje enhet räknas ut från dess egen försäljning och dess egna recept, och varje enhet får en avvikelsesiffra som hör till den.
Att kostnadsberäkna en buffé du inte kan portionera
Frukosten är den del som sätter stopp för det mesta av hotellens F&B-rapportering, av två skäl som förstärker varandra.
Det första är att förbrukningen inte är kopplad till en transaktion. Gästerna tar vad de tar, och ingen kassarad registrerar det. Du kan inte räkna ut teoretisk förbrukning från försäljning, eftersom det inte finns någon försäljning i vanlig mening, så hela metoden med teoretiskt mot faktiskt har inget att stå på.
Det andra är att intäkten ofta också saknas. Frukosten är inkluderad i priset, så den landar i dina kostnader och aldrig i din F&B-intäkt. Kostnad utan matchande intäkt skjuter den sammanslagna procenten upp, och den gör det oavsett hur väl frukosten faktiskt drivs.
Lösningen på båda är att ändra enheten. Sluta försöka mäta frukosten i procent och mät den per kuvert i stället. Ta den totala kostnaden för frukostförbrukningen över en period, dela med antalet gäster som åt, och du får ett belopp per huvud. Den siffran kan jämföras från vecka till vecka, mot din budget och mot andra fastigheter.
Att få förbrukningssiffran betyder att räkna frukostlagret separat från allt annat, vilket är samma platsdisciplin som ovan. Att få kuvertsiffran betyder att arbeta från beläggning och en andel som äter, eftersom det inte finns något kassasystem att fråga. Inget av det är svårt, och båda hoppas oftast över.
När du väl har en kostnad per kuvert kan du göra något med den. En buffé som ligger på fyra euro tjugo per huvud när den borde ligga på tre åttio sätter produktionsmängd och svinn vid servicens slut på bordet, och inget av det kan diskuteras medan frukosten är en procentsats begravd inne i en sammanslagen siffra.
Vad evenemang gör med ett månadssnitt
Konferens och fest är den andra snedvridningen, och den verkar i motsatt riktning mot frukosten.
Evenemang kör hög volym på en fast meny med kuverten kända i förväg, vilket gör dem till den mest effektivt kostnadsberäknade maten hotellet lagar. Svinnet är lågt eftersom mängden bestämdes utifrån en bekräftad siffra, och det finns inget av den oförutsägbarhet i à la carte som gör en vanlig service svår att köpa in till. En välskött konferensverksamhet slår restaurangen på kostnadsprocent de flesta månader.
Det är helt bra till det landar i den sammanslagna siffran. En månad med en stor konferens drar hela hotellets F&B-procent ner ett par punkter. Månaden därpå, utan den, stiger procenten och någon frågar vad som gick fel i restaurangen. Inget gick fel i restaurangen. Mixen ändrades.
Därför hör evenemangskostnaden på sin egen rad, helst per evenemang i stället för per månad. Per evenemang är verkligt genomförbart, eftersom kuverten, menyn och tidsramen alla är fasta och kända. Ett bröllop är en liten sluten verksamhet du kan mäta från början till slut, och att kostnadsberäkna det enskilt visar om din prissättning på evenemang stämmer på ett sätt ett månadssnitt aldrig gör.
Hotell som skiljer ut det här upptäcker ofta att prissättningen på evenemang har glidit, eftersom menyer prissätts från ett kostnadsunderlag som stämde när det skrevs och har återanvänts i två år medan ingredienspriserna flyttade sig.
Att komma till en siffra per enhet du kan agera på
Sluttillståndet är fyra siffror i stället för en, var och en i den enhet som passar den.
Restaurangen rapporterar en råvarukostnadsprocent mot sina egna kuvert och sina egna recept, vilket gör den jämförbar med vilken fristående restaurang som helst och med sin egen historik. Baren håller en egen procent, skild från maten, eftersom en sammanslagen F&B-siffra döljer båda. Konferens och fest kostnadsberäknas per evenemang och summeras månadsvis, medan frukosten mäts helt annorlunda, som en kostnad per kuvert.
Inget av det kräver ett annat bokföringssystem. Vad det kräver är en lagerplats per enhet, överföringar registrerade när varor flyttas mellan dem, och ett recept bakom allt varje enhet säljer. Då fungerar samma jämförelse av teoretiskt mot faktiskt som fungerar i en enda restaurang, fyra gånger om.
Vinsten är att avvikelsen blir möjlig att härleda. När siffran rör sig vet du vilken enhet som rörde den, och oftast varför, vilket är hela poängen med att mäta något alls.
Vanliga frågor
Vad är en bra F&B-kostnadsprocent för ett hotell? Det finns ingen enskild användbar siffra, eftersom ett hotell blandar enheter vars ekonomi har lite gemensamt. Mät restaurangen mot vanliga jämförelsetal för restauranger, baren separat och mycket lägre, konferens och fest per evenemang, och frukosten som en kostnad per kuvert.
Hur kostnadsberäknar du en hotellfrukostbuffé? Per kuvert, inte i procent. Räkna frukostlagret separat, ta den totala förbrukningen över en period och dela med antalet gäster som åt. Beläggning och en andel som äter ger dig kuvertsiffran när det inte finns någon kassatransaktion.
Varför hoppar vår F&B-kostnad omkring varje månad? Oftast enhetsmix, och inte prestation alls. En tung konferensmånad drar en sammanslagen procent ner och en stillsam månad skjuter den upp, oberoende av vad som händer i restaurangen. Att dela upp per enhet tar bort effekten.
Behöver vi separata lagerplatser för varje enhet? Vill du ha kostnad per enhet, ja. Att härleda inköp per enhet vid fakturatillfället är inte realistiskt, eftersom en leverans täcker flera enheter. Att härleda efter förbrukning är realistiskt, och det kräver att varje enhet håller och räknar sitt eget lager.
Att dela en siffra i fyra
Ett hotells F&B-kostnad blir användbar först när den slutar vara en siffra. Ge restaurangen, baren, konferensverksamheten och frukosten en lagerplats var, de recept som hör till dem, och en måttenhet som passar det de faktiskt gör. Siffran börjar då peka på något du kan ändra.
Stockifi hanterar upplägg med flera enheter där enheterna håller sitt eget lager och överföringar registreras mellan dem, så att varje del av verksamheten bär sin egen förbrukning och sin egen avvikelse. Se hur lageröverföringar fungerar.