So erfassen Sie die F&B-Kosten je Hotelbereich

Ein Hotel mit vollem Speisen- und Getränkeangebot betreibt mehrere verschiedene Geschäfte, die zufällig eine Küche, ein Lager und ein Einkaufskonto teilen. Da ist das Restaurant, und daneben eine Bar mit völlig anderen Margen. Das Bankettgeschäft läuft in seinem eigenen Rhythmus und kommt in Schüben rund um den Veranstaltungskalender statt gleichmäßig. Und dann ist da das Frühstück, das Merkwürdigste von allen, weil dafür meistens niemand direkt bezahlt.

Fassen Sie das zusammen, und Sie erhalten eine einzige F&B-Kostenquote, die rechnerisch korrekt ist und fast nichts aussagt. Sie bewegt sich, und niemand kann sagen, welcher der vier Bereiche sie bewegt hat.

Warum die gemeinsame Zahl mehr verdeckt als sie zeigt

Das Problem ist, dass die vier Bereiche wirklich unterschiedliche Wirtschaftlichkeit haben, sodass ein Durchschnitt das Signal begräbt.

Ein Hotelrestaurant liegt vielleicht bei etwas über dreißig. Die Bar liegt, wenn sie ihre Aufgabe erfüllt, deutlich darunter, weil Spirituosen und Wein Margen tragen, an die Speisen nicht herankommen. Das Bankettgeschäft liegt wieder woanders, meist besser als das Restaurant, weil Volumen und ein festes Menü den größten Teil des Schwunds ausschalten. Das Frühstück ist ein eigenes Wesen und hat oft überhaupt keine Umsatzzeile, weil seine Kosten im Zimmerpreis vergraben sind.

Mischen Sie das, und Sie erhalten eine Zahl in der Mitte der Zwanziger, die keinen tatsächlichen Bereich beschreibt. Schlimmer noch, sie bewegt sich aus Gründen, die mit Leistung nichts zu tun haben. Ein Monat mit drei großen Hochzeiten zieht die gemeinsame Zahl nach unten und sieht wie eine Verbesserung aus, obwohl sich an der Führung des Restaurants nichts geändert hat. Ein ruhiger Bankettmonat sieht wie ein Rückgang aus. Sie reagieren am Ende auf Ihren Veranstaltungskalender und nennen es Kostenkontrolle.

Dieselbe Falle erwischt Restaurantgruppen, die einen Gruppendurchschnitt lesen, und im Hotel ist sie schärfer, weil die gemischten Bereiche in einer Gesellschaft und einem Satz Rechnungen zusammenliegen.

Die Zahl nach Bereich aufteilen

Zu einer Kennzahl je Bereich zu kommen bedeutet, zwei Dinge zu lösen: die Umsatzzuordnung, die meist einfach ist, und die Kostenzuordnung, die es nicht ist.

Beim Umsatz geht es in der Regel gut, weil das Kassensystem ihn schon trennt. Restaurantgedecke, Barrechnungen und Bankettrechnungen landen an unterschiedlichen Stellen, und die meisten Hotelsysteme können sie ohne großen Widerstand getrennt ausweisen.

An den Kosten scheitert es, weil ein Hotel einmal einkauft und überall verbraucht. Eine Lieferung Butter versorgt das Frühstück, das Restaurant und eine Hochzeit. Diese Rechnung im Moment des Einkaufs nach Bereich aufzuteilen ist unmöglich und den Versuch nicht wert.

Der gangbare Weg führt vom anderen Ende. Ordnen Sie die Kosten dem Verbrauch zu und nicht dem Einkauf. Das heißt, jeder Bereich hält seinen eigenen Lagerbestand und erfasst, was in ihn hineingeht, sodass das Lager ein interner Lieferant wird, der an vier Verbraucher ausgibt statt an einen undifferenzierten Haufen.

In der Praxis braucht das einen Lagerort je Bereich und Umlagerungen, die erfasst werden, wenn Ware vom Hauptlager an die Bar, an die Restaurantlinie oder in die Bankettvorbereitung geht. Es ist dieselbe Disziplin, die eine Gruppe für Umlagerungen zwischen Standorten nutzt, nur innerhalb eines Hauses. Sobald das läuft, kann der theoretische Verbrauch für jeden Bereich aus seinem eigenen Umsatz und seinen eigenen Rezepten berechnet werden, und jeder Bereich bekommt eine Abweichung, die ihm gehört.

Ein Buffet kalkulieren, das Sie nicht portionieren können

Das Frühstück ist der Teil, an dem die meiste F&B-Auswertung im Hotel scheitert, aus zwei Gründen, die sich verstärken.

Der erste ist, dass der Verbrauch nicht an eine Transaktion gebunden ist. Gäste nehmen, was sie nehmen, und keine Kassenzeile erfasst es. Sie können den theoretischen Verbrauch nicht aus dem Umsatz berechnen, weil es keinen Umsatz im gewöhnlichen Sinn gibt, und damit steht die ganze Methode aus theoretisch gegen tatsächlich auf nichts.

Der zweite ist, dass der Umsatz oft ebenfalls fehlt. Das Frühstück ist im Preis enthalten, es landet also in Ihren Kosten und nie in Ihrem F&B-Umsatz. Kosten ohne passenden Umsatz treiben die gemeinsame Quote nach oben, und zwar unabhängig davon, wie gut das Frühstück tatsächlich geführt wird.

Die Lösung für beides ist, die Einheit zu wechseln. Hören Sie auf, das Frühstück in Prozent zu messen, und messen Sie es je Gedeck. Nehmen Sie die Gesamtkosten des Frühstücksverbrauchs über einen Zeitraum, teilen Sie durch die Zahl der Gäste, die gegessen haben, und Sie erhalten einen Eurobetrag pro Kopf. Diese Zahl lässt sich von Woche zu Woche vergleichen, gegen Ihr Budget und gegen andere Häuser.

Die Verbrauchszahl bekommen Sie, indem Sie den Frühstücksbestand getrennt von allem anderen zählen, also mit derselben Lagerortdisziplin wie oben. Die Gedeckzahl bekommen Sie über die Belegung und eine Teilnahmequote, weil es kein Kassensystem gibt, das Sie fragen könnten. Beides ist nicht schwierig, und beides wird meist übersprungen.

Sobald Sie Kosten je Gedeck haben, können Sie damit etwas anfangen. Ein Buffet, das bei vier Euro zwanzig pro Kopf liegt, wo drei achtzig richtig wären, bringt Produktionsmenge und Schwund am Ende des Service auf den Tisch, und nichts davon lässt sich besprechen, solange das Frühstück eine Prozentzahl in einer gemeinsamen Kennzahl ist.

Was Veranstaltungen mit einem Monatsdurchschnitt machen

Das Bankettgeschäft ist die zweite Verzerrung, und sie wirkt in die Gegenrichtung zum Frühstück.

Veranstaltungen laufen mit hohem Volumen auf einem festen Menü, mit im Voraus bekannten Gedecken, was sie zu den am effizientesten kalkulierten Speisen des Hauses macht. Der Schwund ist gering, weil die Menge aus einer bestätigten Zahl bestimmt wurde, und es fehlt die Unvorhersehbarkeit der à la carte, die einen normalen Service beim Einkauf schwierig macht. Ein gut geführtes Bankettgeschäft schlägt das Restaurant in den meisten Monaten bei der Kostenquote.

Das ist in Ordnung, bis es in der gemeinsamen Kennzahl landet. Ein Monat mit einer großen Konferenz zieht die F&B-Quote des ganzen Hotels um ein paar Punkte nach unten. Im Monat darauf, ohne sie, steigt die Quote, und jemand fragt, was im Restaurant schiefgelaufen ist. Im Restaurant ist nichts schiefgelaufen. Der Mix hat sich geändert.

Deshalb gehören Veranstaltungskosten in eine eigene Zeile, am besten je Veranstaltung statt je Monat. Je Veranstaltung ist wirklich machbar, weil Gedecke, Menü und Zeitraum feststehen und bekannt sind. Eine Hochzeit ist ein kleiner geschlossener Vorgang, den Sie von Anfang bis Ende messen können, und ihn einzeln zu kalkulieren zeigt Ihnen, ob Ihre Veranstaltungspreise stimmen, was ein Monatsdurchschnitt nie leistet.

Hotels, die das trennen, stellen oft fest, dass ihre Veranstaltungspreise gedriftet sind, weil Menüs aus einem Kostenblatt angeboten werden, das beim Schreiben korrekt war und zwei Jahre weiterverwendet wurde, während sich die Zutatenpreise bewegt haben.

Zu einer Zahl je Bereich kommen, mit der Sie arbeiten können

Der Endzustand sind vier Zahlen statt einer, jede in der Einheit, die zu ihr passt.

Das Restaurant weist eine Wareneinsatzquote gegen seine eigenen Gedecke und seine eigenen Rezepte aus, was es mit jedem eigenständigen Restaurant und mit seiner eigenen Historie vergleichbar macht. Die Bar führt eine eigene Quote, getrennt von den Speisen, weil eine gemeinsame F&B-Kennzahl beide verdeckt. Das Bankettgeschäft wird je Veranstaltung kalkuliert und monatlich aufsummiert, während das Frühstück völlig anders gemessen wird, als Kosten je Gedeck.

Nichts davon braucht ein anderes Buchhaltungssystem. Was es braucht, ist ein Lagerort je Bereich, erfasste Umlagerungen bei jeder Warenbewegung zwischen ihnen und ein Rezept hinter allem, was jeder Bereich verkauft. Dann funktioniert derselbe Vergleich von theoretisch gegen tatsächlich, der in einem einzelnen Restaurant funktioniert, viermal.

Der Gewinn ist, dass die Abweichung zuordenbar wird. Wenn sich die Zahl bewegt, wissen Sie, welcher Bereich sie bewegt hat, und meistens auch warum, und das ist der ganze Sinn davon, überhaupt zu messen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine gute F&B-Kostenquote für ein Hotel? Es gibt keine einzelne brauchbare Zahl, weil ein Hotel Bereiche mischt, deren Wirtschaftlichkeit wenig gemeinsam hat. Messen Sie das Restaurant an den üblichen Vergleichswerten für Restaurants, die Bar getrennt und deutlich niedriger, das Bankettgeschäft je Veranstaltung und das Frühstück als Kosten je Gedeck.

Wie kalkuliert man ein Hotelfrühstücksbuffet? Je Gedeck, nicht in Prozent. Zählen Sie den Frühstücksbestand getrennt, nehmen Sie den Gesamtverbrauch über einen Zeitraum und teilen Sie durch die Zahl der Gäste, die gegessen haben. Belegung und eine Teilnahmequote liefern die Gedeckzahl, wenn es keine Kassentransaktion gibt.

Warum springen unsere F&B-Kosten jeden Monat? Meist wegen des Bereichsmixes und überhaupt nicht wegen der Leistung. Ein starker Bankettmonat zieht eine gemeinsame Quote nach unten und ein ruhiger schiebt sie nach oben, unabhängig davon, was im Restaurant passiert. Eine Aufteilung nach Bereich nimmt diesen Effekt heraus.

Brauchen wir getrennte Lagerorte für jeden Bereich? Wenn Sie Kosten je Bereich wollen, ja. Einkäufe im Moment der Rechnung nach Bereich zuzuordnen ist nicht realistisch, weil eine Lieferung mehrere Bereiche versorgt. Nach Verbrauch zuzuordnen ist realistisch, und dafür muss jeder Bereich seinen eigenen Bestand halten und zählen.

Eine Zahl in vier aufteilen

Die F&B-Kosten eines Hotels werden erst brauchbar, wenn sie aufhören, eine Zahl zu sein. Geben Sie Restaurant, Bar, Bankett und Frühstück je einen Lagerort, die Rezepte, die zu ihnen gehören, und eine Messeinheit, die zu ihrer tatsächlichen Arbeit passt. Die Zahl beginnt dann, auf etwas zu zeigen, das Sie ändern können.

Stockifi unterstützt Aufbauten mit mehreren Standorten, in denen Bereiche eigenen Bestand halten und Umlagerungen zwischen ihnen erfasst werden, sodass jeder Teil des Betriebs seinen eigenen Verbrauch und seine eigene Abweichung trägt. Sehen Sie, wie Umlagerungen funktionieren.