Zu wissen, wie eine Inventur im Restaurant abläuft, hat weniger mit Zählen zu tun als damit, jedes Mal auf dieselbe Weise zu zählen. Eine Inventur ist der eine Moment, in dem Sie eine Annahme durch eine Tatsache ersetzen: das steht wirklich im Regal. Stimmt die Methode, wird diese Tatsache nutzbar. Stimmt sie nicht, erzeugen Sie eine Zahl, die präzise aussieht und sehr wenig bedeutet.
Der Unterschied liegt fast immer in der Gleichmäßigkeit. Dieser Leitfaden geht die vollständige Routine durch, von der Vorbereitung vor dem Start bis dazu, die fertige Inventur in etwas zu überführen, mit dem Sie arbeiten können, damit die Zahlen Woche für Woche tragen.
Vorbereitung, bevor Sie zählen
Eine gute Inventur beginnt, bevor jemand ein Telefon in die Hand nimmt. Die Vorbereitung ist es, die eine Inventur mit der nächsten vergleichbar macht.
Drei Dinge, die vorab festzulegen sind:
- Sortieren Sie die Zählliste nach Lagerort. Führen Sie die Artikel in der Reihenfolge auf, in der Sie physisch an ihnen vorbeigehen, damit die Inventur dem Raum folgt statt hin und her zu springen. Nach Lagerort statt nach Rezept zu zählen ist die größte einzelne Zeitersparnis.
- Wählen Sie einen festen Punkt im Lieferzyklus. Zählen Sie immer zum selben Zeitpunkt relativ zu den Lieferungen, idealerweise bevor eine große eintrifft. Eine Inventur nach einer Lieferung und eine davor sind nicht vergleichbar, und die Diskrepanz taucht später als Scheinabweichung auf.
- Definieren Sie die Einheiten einmal. Entscheiden Sie, ob ein Artikel in Flaschen, Kisten oder nach Gewicht gezählt wird, und halten Sie diese Definition jedes Mal. Die meisten Inventurfehler sind Einheitenfehler, keine Zählfehler.
Wie oft Sie zählen, ist eine eigene Frage, behandelt unter wie oft ein Restaurant zählen sollte. Die Methode unten funktioniert in jedem Rhythmus, den Sie wählen.
So führen Sie eine Inventur im Restaurant durch
Mit der Vorbereitung wird die Inventur selbst zu einer wiederholbaren Route statt zu einer Schnitzeljagd.
In einer festen Route zählen
Gehen Sie den Raum jedes Mal gleich ab, entlang Ihrer nach Lagerort sortierten Liste. Beginnen Sie in einer Ecke des Kühlraums und arbeiten Sie sich in einem festen Muster hindurch, dann das Trockenlager, dann die Linie. Eine feste Route bedeutet, dass nichts übersprungen und nichts doppelt gezählt wird, und sie macht die Inventur schneller, je öfter Sie sie wiederholen.
Nach Lagerort zählen
Zählen Sie alles an einem Ort, bevor Sie weitergehen, statt jeden Artikel eines Rezepts über drei Lagerbereiche zu suchen. Zutaten liegen an mehr als einem Ort, und nach Lagerort zu zählen ist es, was verhindert, dass derselbe Behälter übersehen oder doppelt gezählt wird.
In gleichbleibenden Einheiten erfassen
Erfassen Sie jeden Artikel in der Einheit, die Sie bei der Vorbereitung definiert haben. Die häufige Falle ist die geänderte Packungsgröße: ein Lieferant stellt eine Kiste von 12 auf 10 Einheiten um, und eine in Kisten erfasste Inventur überzeichnet still den Bestand. Erfassen Sie die tatsächliche Einheit und notieren Sie Packungsgrößen, wenn sie sich ändern.
Angebrochene und teilweise verbrauchte Ware behandeln
Offene Flaschen, halb verbrauchte Behälter und angebrochene Kisten sind die Stellen, an denen Inventuren ungenau werden. Wählen Sie eine Methode und bleiben Sie dabei: angebrochene Ware auf einer Waage wiegen, oder auf einen gleichbleibenden Bruchteil schätzen, etwa Zehntel. Entscheidend ist, dass alle einen halb vollen Behälter jedes Mal gleich zählen.
Zu zweit zählen
Eine Inventur ist zuverlässiger, wenn eine Person zählt und eine andere erfasst, und sie ist deutlich zuverlässiger, wenn beide einer abgesprochenen Methode folgen. Das Risiko beim Alleinzählen ist Drift: kleine persönliche Abkürzungen, die sich jedes Mal ein wenig verändern. Ob eine Person zählt oder zwei, schreiben Sie die Methode auf und schulen Sie neue Mitarbeitende im ersten Monat darauf, damit die Inventur einen Wechsel überlebt.
Aus der Inventur eine Abweichung machen
Eine Inventur allein ist nur eine Liste dessen, was Sie haben. Nützlich wird sie, wenn Sie sie mit dem vergleichen, was Sie haben sollten. Dieser Vergleich ist Ihre Abweichung, die Lücke zwischen theoretischem und tatsächlichem Wareneinsatz, und sie ist der ganze Grund, warum die Inventur die Mühe wert ist.
Nehmen Sie die Inventur, ziehen Sie sie und Ihre Verkäufe von Anfangsbestand und Einkäufen ab, und Sie sehen, ob das, was die Regale tatsächlich verlassen hat, zu dem passt, was Ihre Rezepte erwarten lassen. Eine Lücke zeigt auf Verschwendung, Überportionierung oder eine verschobene Kostenbasis, jeweils behandelt in den sieben Ursachen der Abweichung. Früh auf diese Lücke zu reagieren ist der Weg, die Wareneinsatzabweichung zu senken, bevor sie sich zu einem Margenproblem summiert.
Häufige Fehler bei der Inventur
Einige wenige Fehler machen den größten Teil unzuverlässiger Inventuren aus:
- Ungleichmäßiger Zeitpunkt. In jeder Periode an einem anderen Punkt des Lieferzyklus zu zählen erzeugt eine Abweichung, die eigentlich nur ein Kalendereffekt ist.
- Nicht passende Einheiten. In einer Woche Kisten und in der nächsten Stück zu zählen, oder eine geänderte Packungsgröße zu übersehen, verschiebt die Zahlen stärker als ein Zählfehler es je könnte.
- Die mühsamen Stellen überspringen. Der Kühlraum und die angebrochene Ware sind lästig, und genau dort liegt die teure Ware. Eine Inventur, die daran vorbeigeht, verfehlt das Geld.
Inventuren so schnell machen, dass sie oft stattfinden
Der Grund, warum die meisten Inventuren aufgegeben werden, ist Reibung. Auf Papier zu zählen und es danach in eine Tabelle zu tippen macht aus einer machbaren Aufgabe eine zweistufige Pflicht, und der zweite Schritt ist der, der still ausfällt. Direkt in eine App auf der Fläche zu zählen entfernt die Doppelerfassung, und das ist der größte Teil dessen, was eine schnellere Inventur realistisch wiederholbar macht.
Genau hier passt Stockifi hinein. Das Team zählt am Telefon, während es den Raum abgeht, die Zahlen synchronisieren ohne erneutes Tippen, und die Abweichung wird automatisch gegen Rezepte und Verkäufe gerechnet, sobald die Inventur abgeschlossen ist. Die Routine oben leistet weiterhin die Arbeit. Das Werkzeug nimmt die Reibung weg, die sie sonst zum Erliegen bringt. So funktionieren mobile Inventur und Abweichung.
Häufige Fragen
Wie lange sollte eine Inventur im Restaurant dauern? Das hängt von der Größe des Betriebs ab, aber eine Vollinventur, die sich über Stunden zieht, ist meist ein Methodenproblem. Eine nach Lagerort sortierte Route und mobile Erfassung bringen eine typische Inventur auf einen Bruchteil der Zeit, die ein Prozess mit Papier und Tabelle braucht.
Wie oft sollte man eine Inventur machen? Zählen Sie teure, schnell drehende Ware wöchentlich und machen Sie monatlich eine Vollinventur. Die richtige Häufigkeit hängt von Haltbarkeit und Kosten ab, wobei frische und teure Ware die engste Beobachtung verdient.
Was ist der beste Weg, im Restaurant Bestand zu zählen? Nach Lagerort in einer festen Route zählen, in gleichbleibenden Einheiten erfassen, und die Zahlen unterwegs am Telefon eingeben, damit keine zweite Tipprunde nötig ist. Eine gleichbleibende Methode zählt mehr als jedes einzelne Werkzeug.
Die Inventur richtig hinbekommen
Wie eine Inventur im Restaurant abläuft, läuft auf eine wiederholbare Routine hinaus: für Vergleichbarkeit vorbereiten, eine feste Route nach Lagerort gehen, in stabilen Einheiten erfassen, und die fertige Inventur in eine Abweichung überführen, mit der Sie arbeiten können. Beginnen Sie mit einer sortierten Zählliste und einem festen Zeitpunkt in Ihrem Lieferzyklus, und halten Sie die Methode stabil, unabhängig davon, wer zählt. Nach ein paar Zyklen hören die Zahlen auf, eine Diskussion zu sein, und werden ein Werkzeug.