Die meisten Küchen haben schon eine Art Schwundprotokoll im Restaurant versucht. Jemand druckte ein Blatt, klebte es an die Wand neben die Tonne, und etwa neun Tage lang füllte es sich hervorragend. Dann kam ein Samstag und zwei Einträge fehlten, das Blatt war also nicht mehr vollständig, und sobald es nicht mehr vollständig war, traute ihm niemand genug, um weiter darauf zu schreiben.
Dieses Scheitern ist fast immer ein Designproblem. Das Blatt wurde für die Person gebaut, die am Ende den Bericht liest, und ausgefüllt wurde es von jemandem, der ein Blech mit Abschnitten in einer Hand hielt, während hinter ihm der Service weiterlief.
Was ist ein Schwundprotokoll im Restaurant?
Ein Schwundprotokoll ist eine Aufzeichnung von Lebensmitteln, die Ihren Bestand verlassen haben, ohne verkauft zu werden, mit genug Kontext, um zu sagen warum. Es liegt neben Ihrer Inventur und Ihren Umsätzen, und seine Aufgabe ist, einen Teil der Lücke zwischen Einkauf und Abrechnung zu erklären.
Ohne es ist diese Lücke eine einzige Zahl, die niemand aufschlüsseln kann. Ihre Abweichung sagt Ihnen, dass letzten Monat 600 Euro Bestand unbelegt irgendwohin gegangen sind. Ein Schwundprotokoll macht aus einem Teil davon etwas Konkretes, mit dem Sie arbeiten können.
Was ein Schwundprotokoll Ihnen verrät
Die Gesamtsumme eines Schwundprotokolls zeigt Ihnen, wie viel Sie verloren haben. Sein Muster zeigt Ihnen, warum. Wenn dieselben drei Produkte Woche für Woche auftauchen, deutet das auf eine Bestellgewohnheit, ein Lagerproblem oder eine Vorbereitungsmethode hin, die unter echtem Service nicht standhält, und genau diese Art von Wiederholung über einen Monat macht ein Muster erst zu etwas, auf das Sie reagieren sollten: Irgendetwas im Betrieb braucht Aufmerksamkeit, und es wird Sie weiter Geld kosten, bis es gefunden ist.
Einen Eintrag zu machen, sorgt außerdem für einen kurzen Moment der Aufmerksamkeit bei jedem Koch, genau in dem Augenblick, in dem etwas in die Tonne wandert. Das ist für sich genommen schon etwas wert, bevor überhaupt ein Muster im Protokoll gelesen wurde.
Warum die meisten aufhören, ausgefüllt zu werden
Es gibt vier Gründe, und alle betreffen Reibung.
Das Blatt fragt zu viel. Ein Formular mit Spalten für Produkt, Gewicht, Kosten, Grund, Posten, Schicht und Initialen ist eine Minute Arbeit in einem Moment, in dem niemand eine Minute hat, es wird also übersprungen und dann aufgegeben.
Es liegt am falschen Ort. Ist das Protokoll im Büro und die Tonne in der Ecke der Vorbereitung, muss der Eintrag überleben, dass sich jemand nach dem Service daran erinnert. Das wird er nicht.
Es passiert nichts Sichtbares als Folge. Ein Team, das ein Blatt ausfüllt, welches in einem Ordner verschwindet, lernt schnell, dass es nichts bedeutet. Bringt der erste Monat Daten keine für irgendjemanden sichtbare Änderung, ist der zweite Monat leer.
Und es fühlt sich wie ein Vorwurf an. Wird Schwund nur dann erwähnt, wenn jemand deswegen zurechtgewiesen wird, wird das Protokoll ein Geständnis, und die Zahlen werden still kleiner, während die Tonne voll bleibt.
Was erfassen und was weglassen
Erfassen Sie das Produkt, ungefähr wie viel, und ein Wort für den Grund. Das genügt, und alles darüber hinaus kauft eine Genauigkeit, die Sie nicht nutzen werden, zu einem Preis, den Sie nicht tragen können.
Bei der Menge ist Gewicht besser als Stückzahl für alles, was schwankt, und ein grobes Gewicht jetzt schlägt ein genaues, das nie geschrieben wird. Eine Zahl, die beim richtigen Produkt zehn Prozent daneben liegt, sagt Ihnen, was Sie wissen müssen.
Beim Grund nehmen Sie eine feste kurze Liste, damit die Einträge später gruppiert werden können. Eine Liste aus verdorben, zu viel vorbereitet, fallen gelassen, vom Gast zurückgegeben und Abschnitt deckt die große Mehrheit dessen ab, was tatsächlich passiert. Freitext klingt informativer und wird zu vierzig einzigartigen Formulierungen, die niemand zusammenzählen kann.
Lassen Sie die Kosten beim Eintrag weg. Jemanden in der Küche ausrechnen zu lassen, was 1,2 Kilo von etwas wert sind, ist genau die Reibung, die ein Protokoll tötet, und die Kalkulation lässt sich danach aus dem anwenden, was die Zutat bekanntlich kostet.
Lassen Sie Schuld vollständig weg, also keine Initialen und keinen Posten oder Schicht. Das Protokoll will herausfinden, welches Produkt und welcher Prozess versagt, und in dem Moment, in dem es Personen benennt, hört es auf, etwas Verlässliches zu erfassen.
Wo das Protokoll hingehört
Das Protokoll gehört neben die Tonne, in der Höhe der Person, die es nutzt, und der Stift bleibt angebunden. Jeder Meter zwischen Tonne und Protokoll ist ein Prozentsatz Ihrer Einträge verloren.
Küchen mit mehr als einer Schwundstelle brauchen mehr als ein Protokoll, denn ein einziges zentrales Blatt bedeutet einen Weg, und ein Weg bedeutet einen Eintrag, der nicht passiert. Vorbereitung, Linie und Pass erzeugen Schwund aus verschiedenen Gründen, und sie zu trennen macht das späte Muster viel leichter lesbar.
Ein Telefon funktioniert in den meisten Küchen inzwischen besser als Papier, aus demselben Grund, aus dem es für eine Inventur besser funktioniert, denn es ist schon im Raum und der Eintrag kann nicht verloren gehen oder nass werden.
Aus einem Monat Einträge eine Entscheidung machen
Sortieren Sie am Monatsende die Einträge nach Wert und schauen Sie oben in die Liste. Schwund konzentriert sich, eine Handvoll Produkte macht also den größten Teil des Geldes aus, und nur die sind ein Gespräch wert.
Für jedes davon zeigt die Grundspalte meist irgendwohin. Verdorben deutet auf ein Bestell- oder Rotationsproblem hin, die Lösung ist also eine kleinere Bestellung oder ein besserer Lagerplatz. Bei zu viel Vorbereitetem waren die Vorbereitungsmengen wahrscheinlich auf einen stärkeren Service ausgelegt, als Sie tatsächlich fahren, weshalb sich eine Überprüfung des Par-Werts lohnt. Abschnitt in ungewöhnlicher Menge ist kniffliger: entweder ein Spezifikationsproblem, oder ein Lieferant, der schlechtere Ware schickt als früher, und die Rechnungen sagen Ihnen, welches von beidem zutrifft.
Ändern Sie dann eine Sache und beobachten Sie das Protokoll zwei Wochen. Ein Schwundprotokoll, das eine sichtbare Änderung pro Monat erzeugt, wird weiter ausgefüllt, und eines, das keine erzeugt, ist bis Weihnachten leer.
Das Protokoll bepreisen, ohne zu rechnen
Der Teil davon, den Software wirklich verbessert, ist Einträge in Geld zu verwandeln, ohne dass jemand rechnet. In Stockifi erfasster Schwund wird automatisch aus den Zutatenkosten bepreist, die schon an Ihren Rezepten hängen, das Protokoll kommt also als nach Wert sortierte Liste statt als Seite mit Gewichten. Weil dasselbe System Ihre Inventuren und Umsätze hält, können Sie erfassten Schwund gegen die Abweichung stellen, die er erklären soll, und das sagt Ihnen, ob Ihr Schwund der größte Teil der Lücke ist oder ein kleiner. Diese Unterscheidung zählt, denn das Mittel gegen ein Schwundproblem und das gegen ein Portionierungsproblem sind nicht dasselbe. Sehen Sie, wie Schwunderfassung funktioniert.
Häufig gestellte Fragen
Was sollte in einem Schwundprotokoll im Restaurant erfasst werden? Erfassen Sie das Produkt, eine ungefähre Menge und einen einzigen Grund aus einer kurzen, festen Liste. Kosten werden besser danach aus Ihren Zutatenpreisen angewandt, und Namen oder Posten lässt man besser ganz weg.
Wie viel Lebensmittelschwund ist in einem Restaurant normal? Das schwankt stark nach Servicestil und Karte, der nützliche Vergleich ist also gegen Ihre eigenen Vormonate statt gegen eine Branchenzahl. Wichtiger ist, ob dieselben Produkte weiter auftauchen, denn eine stabile Summe, die ein wiederkehrendes Versagen verbirgt, ist schlechter als eine leicht höhere, dünn verteilte.
Senkt ein Schwundprotokoll den Schwund von allein? Teilweise, und früher als erwartet. Das Erfassen macht Schwund in dem Moment sichtbar, in dem er passiert, und der Rückgang selbst zeigt sich oft, bevor jemand die Daten angesehen hat. Die größeren Einsparungen kommen daraus, auf die Muster zu reagieren.
Sollte Personalessen ins Schwundprotokoll? Nein. Personalessen ist Verbrauch und nicht Schwund, es gehört also in Ihre Erfassung des Bestandsverbrauchs, aber es als Schwund zu erfassen verzerrt die Muster, die Sie lesen wollen.
Ein Schwundprotokoll im Restaurant über Woche zwei hinaus am Leben halten
Der Test für ein Schwundprotokoll ist, ob es drei Monate später noch ausgefüllt wird, und das hängt fast ganz davon ab, wie wenig es verlangt und wie sichtbar es genutzt wird. Kürzen Sie das Blatt auf Produkt, Menge und ein Wort, und verlegen Sie es in Armreichweite der Tonne. Verpflichten Sie sich, aufgrund des ersten Monats eine Sache zu ändern. Alles andere kann warten, bis die Gewohnheit hält.
